テレワークの普及により、ZoomやTeamsなどオンライン会議ツールを使った打ち合わせが日常化しています。しかし、その利便性の裏には「会議の盗聴」「不正参加」「機密情報の漏えい」といったリスクが潜んでいます。
本記事では、オンライン会議を安全に運営するためのポイントを解説します。ツール選びから事前設定、参加者管理、運用ルール、万一の対応まで、実践的ノウハウをご紹介します。
1. オンライン会議に潜む主なセキュリティリスク
1.1 不正アクセス・侵入のリスク
パスワード設定のない公開URLで開催すると、意図しない第三者が「Zoom爆弾」のように乱入し、会議資料や発言を盗み見られる恐れがあります。また、会議室IDが推測されやすい連番方式の場合も同様です。必ず強固なパスワードや待機室機能を有効化し、ホストによる入室承認を徹底しましょう。
1.2 通信傍受と情報漏えいの危険性
公衆Wi-Fiや暗号化されていない通信環境では、会議内容が第三者に傍受されることがあります。特に社外のカフェやホテルで会議に参加する際は、VPN接続を必須とし、ツール側でもTLSなどの最新暗号化プロトコルを利用できるサービスを選ぶことが重要です。
1.3 録画・スクリーンキャプチャのリスク
会議中に発表資料を共有すると、参加者が意図的・無意識に画面を録画・キャプチャし、機密情報が社外に流出するリスクがあります。録画機能の利用可否は事前にルール化し、録画時には参加者全員に通知・同意を得る運用を徹底しましょう。
2. 安全なツール選定と導入時のチェックポイント
2.1 エンタープライズ向けプランの必要性
無料プランではエンドツーエンド暗号化が未対応、同時参加者数制限、管理者権限の不足など、セキュリティ面で不十分なことが多いです。企業利用では、必ず法人向けエンタープライズプランを導入し、ID管理やシングルサインオン（SSO）、ログ集約機能を活用できる環境を整えましょう。
2.2 データセンターの地域と規約の確認
データセンターが国外にある場合、現地の法令やプロバイダ規約によって会議データが開示される可能性があります。特に個人情報や機密性の高い情報を扱う会議は、国内データセンターを持つサービスを選ぶか、ゾーン選択機能で国内領域のみを利用するよう設定しましょう。
3. 事前設定で強化する会議運営のセキュリティ
3.1 会議ルームのパスワード・待機室設定
すべての会議に固有のパスワードを設定し、リンクだけでは入室できない運用を基本とします。さらに待機室機能を有効化し、ホストが許可した参加者のみが会議に入れるようにすることで、不正な侵入を未然に防ぎます。
3.2 画面共有の制限とホストコントロール
デフォルトで「ホストのみ画面共有可能」に設定しておくと、安全に発表者交代ができます。参加者任意の画面共有は必要時にホストが許可する運用にし、誤操作や意図しない画面流出を防止しましょう。
3.3 録画・チャット履歴の管理ポリシー
会議録画やチャットログは、保存場所を限定し、アクセス権限を絞り込みます。共有フォルダやクラウドに自動保存する際は、暗号化ストレージを利用し、ダウンロードや転送にも権限チェックを適用します。
4. 参加者のセキュリティリテラシー強化
4.1 利用環境の安全確認とテスト
参加者にはVPN利用、OS・ブラウザの最新アップデート、アンチウイルスソフトの導入、ファイアウォール設定を事前に案内します。また、自宅や外出先で会議に参加する際は、必ずセキュアなネットワーク（企業VPNやモバイル回線など）を利用するよう啓蒙しましょう。
4.2 機密情報の共有ルールと目隠し対策
会議中に「画面を共有する」「資料を公開する」際は、事前に機密情報の有無を確認します。背景に機密書類やホワイトボードが映り込まないよう、バーチャル背景やズーム機能でトリミングする手順を周知し、情報漏えいを防ぎます。
4.3 パスワード管理・認証強化の徹底
会議用アカウントには複雑なパスワードを設定し、定期的な変更と多要素認証（MFA）を必須とします。組織のID管理システムと連携してSSOを有効化し、パスワード漏洩による不正ログインリスクを低減しましょう。
5. トラブル発生時の対応フローとログ管理
5.1 不正侵入・情報漏えい発覚時の初動対応
外部からの不正侵入が疑われた場合、ホストは即座に会議を一時停止し、参加者を待機室へ移動させます。会議IDとパスワードを変更したうえで、不審者を退室・ブロックします。関係者には事後報告し、必要に応じてセキュリティ部門や法務部と連携します。
5.2 ログ取得と監査証跡の保存
会議プラットフォームの参加ログ、チャットログ、録画ファイルはすべて収集し、一定期間保管します。異常なアクセス履歴がないか定期的に監査し、インシデント発生時の証跡として速やかに提示できる体制を整えましょう。
5.3 インシデント対応マニュアルの整備
想定されるセキュリティインシデント（盗聴、漏えい、 DoS攻撃など）ごとに対応フローを文書化し、緊急連絡先や責任者を明記したマニュアルを全社員に共有します。年1回以上の演習を行い、実践的な対応力を維持しましょう。
6. 法規制・コンプライアンスと映像会議の遵守事項
6.1 個人情報保護法と社内機密規程
会議で名簿や個人情報を扱う際は、個人情報保護法に基づき参加者の同意を得たうえで利用目的を明示します。社内機密情報を扱う場合は「秘」「極秘」などのラベルを付与し、録画共有や議事録の配布を厳格に管理します。
6.2 社外開催時の契約・ NDA（秘密保持契約）
外部パートナーや顧客をオンライン会議に招く際は、NDAを締結し、録画・資料共有の範囲を明確にします。また、相手先環境のセキュリティレベルを事前に確認し、必要に応じてアクセス制限や一時的アカウント発行で対応しましょう。
6.4 ガイドラインと定期研修の実施
オンライン会議セキュリティに関する社内ガイドラインを整備し、入社時・定期研修で周知します。最新の脅威動向や成功事例・失敗事例を交えて解説し、全社員のリテラシー向上を図ります。
まとめ：安心・安全なオンライン会議運営のために
「オンライン会議のセキュリティ」は、ツール選定から事前設定、参加者リテラシー強化、インシデント対応、法令遵守まで、多層的な対策が求められます。
本記事で紹介したノウハウを実践し、組織としてのセキュリティポリシーを明確化・定着化させることで、安心して活発な議論ができるオンライン会議環境を構築してください。
