会議の目的や議論内容が漠然としていると、時間ばかりが過ぎて結論に至らないことが少なくありません。そんな課題を解決するのが「5W1H整理」です。
Who（誰が）、What（何を）、When（いつ）、Where（どこで）、Why（なぜ）、How（どのように）の6つの視点で情報を構造化すれば、議論の抜け漏れを防ぎ、意思決定スピードを飛躍的に高めることができます。
本記事では、会議前の準備から当日のファシリテーション、会議後のフォローアップまで、5W1Hを活用した会議設計と運用法をわかりやすく解説します。
1. 5W1Hとは？会議整理に欠かせないフレームワーク
1.1 5W1Hの定義とビジネス活用
「5W1H」とは、英語の疑問詞「Who」「What」「When」「Where」「Why」「How」の頭文字を取った情報整理法です。ビジネス文書やプロジェクト計画で多用されるこのフレームワークを会議にも応用することで、議題の目的や要件を明確に可視化できます。
1.2 会議で5W1Hを使うメリット
5W1Hを事前に整理しておくと、以下のメリットがあります。まず、参加者全員が共通の情報ベースに立てるため、意見のずれや認識の重複を減らせます。次に、議論の方向性が明確になり、脱線を防ぎながら結論まで最短距離で進められます。
2. 会議前の準備：5W1Hでアジェンダを構造化する
2.1 Who：参加者と役割の定義
会議の冒頭には「誰が参加し、誰が何を決定するか」を明示します。議決権者、情報提供者、議事録担当など、役割を具体的に割り当てることで、会議中に「誰に振るべきか」が迷子になりません。
2.2 What：議題とゴールの設定
「何を議論し、どのようなアウトプットを得るのか」を明文化します。議題ごとに「期待成果（意思決定、アイデア抽出、課題整理など）」を設定し、参加者に事前共有しておくことで、準備の質が上がります。
2.3 When／Where：スケジュールと場所の最適化
会議開催日時や所要時間を明確にし、リモートならツールURL、対面なら会議室名を必ず記載します。時間管理が曖昧だと「延長」「再設定」によるロスが増えるため、5分刻みでタイムボックスを設けるのがおすすめです。
3. 会議中の進行：WhyとHowで議論を深める
3.1 Why：背景・目的の再確認
議論開始時に「なぜこの議題が必要か」を改めて共有します。施策の背景や事業戦略との関連性を示すことで、参加者のモチベーションと理解度が格段に向上します。
3.2 How：手法・進め方のルール化
議論の進め方（ブレインストーミング、SWOT分析、意思決定フレームなど）を5W1Hの「How」に落とし込みます。使用するテンプレートやホワイトボードの活用方法を事前に合意することで、効率的に議論を回せます。
4. 実践演習：5W1Hワークシートでチームビルド
4.1 ワークシートの作り方と配布方法
会議資料やオンラインホワイトボード上に、5W1Hの項目をタテに並べたワークシートを用意します。参加者に各セルを埋めてもらい、そのままグループごとに共有・発表するワークショップ型大会議が効果的です。
4.2 小グループ討議と全体共有のフロー
4～5名の少人数グループに分かれ、各5W1H項目をディスカッション。短時間で仮説をまとめた後、全体会で発表し、相互フィードバックを行うことで多角的な視点が得られます。
5. 会議後のフォローアップ：5W1Hでアクションを明確化
5.1 議事録への5W1H反映
会議終了後、議事録テンプレートにも5W1H欄を設け、決まったWho／What／When／Where／Why／Howを書き込んでいきます。これにより、誰が何をいつまでに実行するかが明快になり、タスク管理ツールへの登録もスムーズです。
5.2 KPTや振り返り会での5W1H活用
プロジェクトや定例会議の振り返りでは、「何がうまくいったか」「何を改善すべきか」を5W1Hに照らし合わせて再整理します。継続的に同じ枠組みで振り返ることで、組織の学習サイクルが強化されます。
6. デジタルツールで効率化：テンプレート＆自動化
6.1 Notion／Confluenceでの5W1Hテンプレート共有
NotionやConfluenceなどのWikiツールに5W1Hテンプレートを置き、会議スケジュールと連携させておくと、参加者全員が最新のアジェンダを確認しながら埋められます。コメント機能で事前ディスカッションも可能です。
6.2 自動リマインダーとタスク化の連携
Google カレンダーやOutlookに「5W1H要項の更新リマインダー」を設定し、会議前にフォローアップ。議事録をAsanaやJiraに自動連携し、Who／When／Howに基づくタスクを自動生成する仕組みを構築すると、実行率が大きく改善します。
7. よくある失敗と対策：5W1H整理を活かし切るコツ
7.1 情報過多による混乱
5W1H項目をすべて埋めようとして、膨大な情報が集まりすぎるケースがあります。重要なキー項目に絞り込むため、「必須/任意」の優先度設定や、議論時間をコントロールするタイムボックスを設けましょう。
7.2 テンプレートの形骸化
毎回同じフォーマットを使うだけで運用に終始すると、形骸化しがちです。定期的にテンプレートをレビューし、不要項目の削減や新たな議題カテゴリの追加を行い、常に現場ニーズに合わせて更新してください。
8. まとめ：5W1Hで会議を最適化し、成果を最大化する
「会議の5W1H整理」は、情報を漏れなく体系的に整理し、会議の質とスピードを同時に向上させる強力なフレームワークです。事前のアジェンダ設計から当日のファシリテーション、会議後のフォローアップまで、一貫して5W1Hを活用することで、組織の意思決定力を飛躍的に高めましょう。
