オンライン／オフライン問わず、会議の生産性向上は多くの企業が抱える課題です。資料配布や議事録作成、議論の振り返りに時間がかかると、本来の意思決定やアクションに注力できません。
Evernoteを「会議ノート」のプラットフォームとして活用すれば、アジェンダ作成から参加者共有、リアルタイム共同編集、終了後のフォローアップまでを一気通貫で管理できます。
本記事では、会議でのEvernoteの活用について解説します。
会議ノートにEvernoteを使うメリット
情報の一元管理と検索性向上
Evernoteはノートをタグやスタックで整理でき、資料・音声・手書き図解などを一つのノートに添付可能です。会議ごとにノートを作成すると、過去の議事録や資料を瞬時に検索できるようになり、振り返りやナレッジ共有の手間が激減します。
リアルタイム共同編集で議論を活性化
Evernote Businessプランであれば複数ユーザーが同時にノートを編集でき、遠隔地参加者もリアルタイムで議事内容を追記できます。議論の流れを止めることなく、発言者のメモや補足情報をその場でキャプチャできるのが大きな強みです。
Plan：会議ノートのテンプレート設計と準備
会議ノートテンプレートの作成
Evernoteに「会議テンプレート」ノートを作成し、「タイトル／日時／場所／参加者」「アジェンダ」「決定事項」「アクションアイテム」「次回予定」の見出しを用意します。このテンプレートを複製して使うことで準備時間を短縮し、フォーマットのばらつきを防げます。
ノートブックとタグ運用ルールの策定
会議ノートを格納するノートブックは部門・プロジェクト別に分け、タグには「定例会」「クライアントMTG」「緊急」など役割別のキーワードを設定します。統一ルールを設けることで後からノートを横断検索しやすくなり、社内のナレッジベースとしての価値が高まります。
Do：会議当日のEvernoteノート活用術
アジェンダ共有と事前コメント収集
ノート作成後、参加者へ「共有リンク」を送付し、事前にトピックへのコメントや質問をEvernote内コメント欄で収集します。会議開始前にすべての意見を把握できるので、当日の議論がスムーズに進み、準備不足による時間ロスを防止します。
リアルタイム音声録音と図解の挿入
Evernoteには音声メモ機能があり、会議中の音声を自動録音できます。重要な場面は録音位置をタグ付けし、後から該当箇所をすぐに再生可能です。さらに、手書き図やホワイトボード写真を添付してノートに貼り付けることで、視覚的な議論内容も一元管理できます。
Check：議事録の仕上げとタスク管理
決定事項とアクションアイテムの可視化
会議終了後、テンプレート内の「決定事項」「アクションアイテム」部分に各担当者と期限を記入。Evernote内でチェックボックスを使うと完了管理がしやすく、ToDoリストとして自動的に抽出できます。
連携によるリマインダー設定
Slackやメールと連携し、アクションアイテムの期限前に自動通知を飛ばすワークフローを構築すると、フォロー漏れがゼロになります。Zapierを介してEvernoteのチェックボックス未完了アイテムを定期的に通知する仕組みも効果的です。
Act：継続的改善と社内定着化
ノートの定期レビューとテンプレート更新
四半期ごとに「会議ノート運用レビュー」を行い、不要セクションの省略や新たな項目の追加を検討します。テンプレートをアップデートすることで、常に最新の運用に適合したノート設計を維持できます。
ナレッジ共有文化の醸成
優れた会議ノートや成功事例を社内報や共有ドライブでピックアップし、優秀ノートコンテストを開催すると、メンバーのモチベーションが向上します。Evernoteの公開リンク機能を使って、全社へのノウハウ展開を促進しましょう。
応用：Evernote APIと自動化のアイデア
API連携でタスク自動生成
Evernote APIを活用し、「会議ノートのチェックボックス未完了項目をTrelloやAsanaへ自動登録」するスクリプトを組むと、議事録からタスク化までの手間を完全に省けます。
Slack通知ボットで進捗促進
Zapierを使って、「Evernoteノートに特定タグが付与されたらSlackチャンネルへ通知」するワークフローを作成。重要会議が開催されたら全メンバーに即時周知でき、活発なコミュニケーションが生まれます。
成功事例：Evernoteノートで会議改革を実現した企業
IT企業A社の定例会議効率化
A社は週次定例会議をEvernoteで運用し、アジェンダ共有とコメント収集を事前に実施。会議時間を30％短縮しつつ、アクション実行率を90％以上に維持しています。
製造業B社の品質改善会議
B社は月例品質会議に音声録音機能を導入。会議録の出力時間を従来の半分に抑え、対応タスクのフォローが迅速化。半年で再発率を15％改善しました。
よくある失敗と回避策
ノート整理ルールが浸透しない
タグやノートブックの運用ルールを策定しても、メンバーが守らないケースがあります。対策として、定期的にワークショップを開催し、ルールの意義を共有。初心者向けテンプレートを配布し、利用ハードルを引き下げましょう。
リアルタイム編集が重くなる
大量の画像や音声を埋め込むとノートの動作が鈍くなることがあります。画質や録音品質の最適化ルールを定め、必要に応じて外部ストレージにリンクする方法を併用すると快適に運用できます。
まとめ：Evernoteで会議を組織の資産に変える
会議でのEvernoteの活用は、会議のすべてをデジタル化し、情報を永続的なナレッジへと昇華させる強力な手法です。テンプレート設計、リアルタイム共同編集、タスク管理、API連携、レビュー文化を組み合わせ、会議のたびにノウハウが蓄積される運用体制を確立しましょう。
本記事を参考に、Evernoteノートで貴社の会議を次世代型ワークフローへと進化させてください。
