オンライン会議と対面会議が混在する現代、複数のツールを行き来して資料共有や議事録作成を行うのは大きな非効率です。Microsoft OneNoteを「会議専用ノートブック」として活用すると、アジェンダ作成からリアルタイム共同編集、タスク管理、フォローアップまでをOneNote上で完結させられます。
本記事では、会議生産性を飛躍的に高める具体的ノウハウを解説します。
1. OneNoteを会議管理プラットフォームに選ぶメリット
1.1 ノートブック・セクション構造で議事録を一元化
OneNoteでは「ノートブック」「セクション」「ページ」という階層構造を持ちます。部署やプロジェクトごとにノートブックを分け、会議ごとにセクションを作成、さらに日付や議題単位でページを分けることで、すべての会議情報が体系的に整理されます。
過去の記録を即座に参照でき、あらゆるナレッジを資産化できます。
1.2 動画・音声・手書きも添付できる自由度
会議中に議事録を書くだけでなく、マイク機能で音声録音やビデオ会議の録画クリップを貼り付けられます。ホワイトボードやPDF資料をスクリーンショットして貼付し、手書きメモや図解もペンツールで自由に書き込めるため、文字だけでは伝わりづらい情報も余さず記録可能です。
2. Plan：会議用OneNoteノートブック設計と準備
2.1 ノートブック・セクション構成のベストプラクティス
まずは「会議ノートブック」を作成し、以下のようにセクションを構成します。
・【定例会議】週次や月次のレギュラー会議
・【プロジェクトA】案件別のスポット会議
・【アイデア共有】ブレインストーミング用
・【議事録アーカイブ】完了会議の長期保存
各セクション内に「YYYY-MM-DD_議題名」ページを作成すると、検索性と見通しが向上します。
2.2 テンプレートページの作成
会議ページに必要な項目をあらかじめ用意した「テンプレートページ」を作成します。
見出しには「会議名／日時／場所／参加者」「アジェンダ」「議論メモ」「決定事項」「アクションアイテム」「次回予定」を用意し、ページ上部に貼り付けておけば、毎回コピーするだけで統一フォーマットが完成します。
3. Do：会議当日のOneNote活用テクニック
3.1 アジェンダ共有と事前ブレイクアウト
会議招集メールに「OneNote会議ページへのリンク」を添付し、参加者に事前にアジェンダを読んでもらいます。もし事前資料へのコメントや質問があれば、OneNoteのコメント機能（タグ付きノート）で回収しておくと、会議開始時に全員が同じ前提で議論できます。
3.2 リアルタイム共同編集とセクションリンク活用
オンライン会議中は全員が同じOneNoteページを編集できます。各自が発言した要点をその場で記入し、タグ（To Do、重要、質問など）を付けることで、後からフィルタリング可能な議事録ができます。セクションリンクを使えば、関連ページを瞬時にナビゲートでき、脱線防止にも効果的です。
4. Check：会議後のフォローアップとタスク管理
4.1 アクションアイテムのTo Doタグ管理
ページ上でTo Doタグを付けた行は、OneNoteの検索機能で「未完了タスク」として一括抽出できます。そのままタスク一覧をエクスポートしてExcel管理してもよいですが、Microsoft PlannerやOutlookタスクにエクスポートすることで、担当者への通知やリマインダー設定が可能になります。
4.2 メール・Teams連携で自動通知
会議ページ完成後、Outlookにリンクを貼って全員に送信したり、Teamsチャネルのタブとして会議ページを追加すれば、全社・全プロジェクトに確実に周知できます。
またPower Automateを使えば「新しいページ作成時にチャット通知」「To Doタグの期限前にリマインドメールを送信」といった自動化フローを構築可能です。
5. Act：継続的改善と組織への定着化
5.1 定例的なノートレビューとブラッシュアップ
四半期ごとに「会議ノート活用レビュー会」を開催し、テンプレートやセクション構成の見直しを行います。実際にどの項目が使われていないか、書き足すべき項目は何かを議論し、最新版テンプレートに反映することで、常に最適化された運用を維持できます。
5.2 トレーニングとナレッジ共有
OneNoteのミニ講座やハンズオンを定期開催し、効果的なタグ付け、検索方法、セクションリンク活用、Power Automate連携などのノウハウを社内全体で共有します。成功事例をイントラや社内メーリングリストで紹介し、導入メリットと使い方を浸透させましょう。
6. 応用：OneNote APIと外部サービス連携
6.1 OneNote APIでノート自動作成
OneNote APIを活用すれば、会議スケジュールが追加された瞬間にテンプレートノートを自動生成し、参加者にリンクを配信できます。Microsoft Graphを用いたカスタムスクリプトで、会議情報を完全に自動化する仕組みを構築可能です。
6.2 Power Automateでダッシュボード更新
会議ページ上のTo Doタグを検知し、Power Automate経由でPower BIのダッシュボードを更新するフローを作ると、未完了タスク数や遅延率をリアルタイムで可視化できます。経営層への報告資料も自動生成でき、データドリブンな会議運営が実現します。
7. 成功事例：OneNote活用で会議品質を高めた企業
7.1 IT企業A社の週次プロジェクト会議
A社では週次プロジェクト会議をOneNoteで一元化し、全メンバーが同時編集。アクションアイテム完了率が従来の65％から95％に向上し、会議時間も30％短縮しました。
7.2 製造業B社の品質改善ワークショップ
B社は月次品質ワークショップをOneNoteで運営。手書き図解と音声メモを組み合わせ、過去議論の振り返りが容易に。半年で再発不良率を20％低減しています。
8. よくある失敗とその回避策
8.1 ノートの乱立による混乱
許可なく新規ノートを作成しすぎると、正しい情報にアクセスできなくなります。対策として、ノートブックとセクションは管理者のみが追加できるよう権限を設定し、利用者にはテンプレート複製だけを許可しましょう。
8.2 容量肥大で動作が鈍くなる
大量の画像や録画データを直接貼り付けると同期が遅延します。高解像度画像はOneDriveに保存し、リンクを貼る運用ルールを徹底すると、OneNoteのパフォーマンスを維持できます。
まとめ：OneNoteで会議を組織のナレッジに昇華させる
OneNoteの活用は、会議の準備・進行・フォローアップをOneNote上でシームレスに完結し、情報を組織の共有資産に変える最適解です。
ノートブック設計、テンプレート活用、リアルタイム共同編集、Power Automate連携、定期レビュー、成功事例の共有を通じて、貴社の会議を次世代型ワークフローに進化させましょう。
