リモートワーク／ハイブリッド勤務の普及に伴い、オンライン会議の品質がビジネス成果に直結する時代になりました。Zoho Meetingは、シンプルな操作性と高いセキュリティを両立したWeb会議ツールとして、多様な組織で導入が進んでいます。
本記事では、会議の事前準備から進行、共有、フォローアップまでを詳しく解説します。
Zoho Meetingとは何か？
Zoho MeetingはZohoが提供するクラウド型Web会議プラットフォームです。画面共有、音声通話、チャット、録画機能を標準搭載し、参加者はブラウザだけでミーティングに参加できます。
大規模ウェビナーから社内ミーティングまで柔軟に対応し、Zoho CRMやZoho ProjectsなどZohoの他サービスとの連携も強力です。
導入前に押さえるべき基本機能
ブラウザベースで簡単参加
参加者は専用アプリのインストール不要で、リンクをクリックするだけでブラウザから参加できます。これにより、ゲストやクライアントとの会議設定がスムーズになり、接続トラブルを大幅に減らせます。
高品質な画面共有とホワイトボード機能
プレゼン資料やデモ画面を共有すると同時に、ホワイトボード上で注釈や図形をリアルタイムに描画可能です。アイデアの視覚化とライブコラボレーションによって、参加者の理解度とエンゲージメントが向上します。
録画・録音と自動文字起こし
会議を録画・録音できるだけでなく、自動文字起こし機能で議事録作成の工数を大幅に削減。会議後は録画リンクを共有し、欠席者や見直しが必要な場面も簡単にキャッチアップできます。
Zoho Meetingを使った会議フロー構築
ステップ1：ミーティングのスケジュール設定
管理画面で日時、参加者、パスコードを設定し、招待リンクを発行。Zoho CRM連携時はリードや顧客レコードに自動でミーティング予定を紐づけでき、営業活動の効率が格段にアップします。
ステップ2：事前資料の共有とリマインド
招待メールに資料へのリンクやアジェンダを貼り付け、参加者全員にリマインダーを自動送信。通知タイミングはカスタマイズ可能で、会議開始前24時間・1時間前など複数のタイミングで通知できます。
ステップ3：会議中の進行と記録
ホストは参加者のマイク・カメラを一括管理でき、発言者の切り替えもワンクリックでスムーズ。チャット機能でリンクやコメントを共有しつつ、録画ボタンを押せばワンクリックで会議全体を記録できます。
参加者エンゲージメントを高めるテクニック
投票機能で即時意思決定
会議中にアンケートを作成し、参加者の意見をリアルタイムで収集。集計結果をその場でグラフ表示すれば、意思決定の透明性が上がり、参加者の納得度も高まります。
ブレイクアウトルームで小グループ討議
大規模会議やワークショップでは、ブレイクアウトルーム機能で参加者を複数の小グループに分割。それぞれ別室で議論したあとに全体に結果を共有すると、深い学びと多様な意見が得られます。
フォローアップと分析機能
レポートダッシュボードで定量分析
会議回数、参加率、平均参加時間、録画視聴回数などをダッシュボードで可視化し、コミュニケーション施策の改善点を定量的に把握できます。CSVエクスポート機能で経営層向けレポート作成も簡単です。
自動配信とアーカイブ管理
録画リンクや議事録を会議終了後に自動配信するワークフローを設定し、情報共有漏れを防止。過去ミーティングはテーマや日付で検索・アーカイブ管理でき、ナレッジベースとしても活用可能です。
Zohoエコシステムとの連携活用
Zoho MeetingはZoho CRMやZoho Projects、Zoho Deskなどとシームレスに連携できます。CRM連携で商談済み顧客との定期報告会を自動スケジュール化したり、プロジェクト管理ツールと結び付けて会議アクションをタスク化するなど、既存のZohoサービスを最大限に生かせます。
まとめ：Zoho Meetingで会議の生産性を最大化
Zoho Meetingを導入することで、事前準備から進行・記録・フォローアップまでを一元化し、会議の生産性と参加者エンゲージメントを飛躍的に向上させることが可能です。ぜひ本ガイドを参考に、次回のオンライン／ハイブリッド会議にZoho Meetingを活用し、チームの意思決定を高速化してください。
