合コンの幹事を任されると、参加者への連絡業務が思いのほか大変です。日程調整、参加者へのリマインド、店の詳細案内、当日の変更連絡、解散後のお礼など、適切なタイミングと文面で連絡を行わないと、ドタキャンやすれ違いが生じかねません。
本記事では、シーン別に使えるテンプレートを多数ご紹介。メールやLINEでそのままコピペできる文例と、状況に合わせたアレンジのコツを解説します。
1. 日程調整連絡のテンプレートとコツ
合コン成功の第一歩は、参加者全員のスケジュールをしっかり合わせることです。候補日を提示し、最適な日程を決めるための連絡文は、分かりやすさと返信のしやすさを重視しましょう。
1-1. 日程候補提示メッセージ例
「〇〇さん、こんにちは！○月にみんなで合コンを企画中です。以下の候補日の中で参加できそうな日を教えてください。①4/10(金)19:00～②4/11(土)18:00～③4/17(金)19:00～。ご都合の良い日を〇/△で返信いただけると助かります！」と案内します。
この形なら候補日と時間帯、返信方法が一度に伝わり、混乱を防げます。
1-2. リマインド連絡のタイミングと文例
回答期限の前日に「お疲れ様です！参加希望のご連絡は明日中までにお願いします。まだ未返信の方はご協力いただけると助かります」という軽いリマインドを送れば、返信忘れを防げます。
あまり早い時期に何度も催促すると、幹事への印象が悪くなるため、回答期限の3日前と前日の2回程度に留めましょう。
2. 予約確定後の詳細案内連絡テンプレート
店の予約が完了したら、参加者に対して場所や集合時間、コース内容など詳細を漏れなく伝えることが重要です。文面はなるべく箇条書きで整理し、後から容易に情報を探せるようにします。
2-1. 詳細案内メッセージ例
「皆さん、予約完了しましたので詳細をお送りします。
・日時：4/10(金)19:00～21:30
・場所：渋谷駅徒歩3分『○○ダイニング』
・コース：飲み放題付き全8品（詳細は添付URL参照）
・集合場所：店入口前に18:55までにお集まりください
・予算：お一人様4,000円予定
何かご不明点があればご連絡ください！」といった形で、情報を見やすくまとめます。
2-2. アクセス案内を乗せる理由とポイント
特に初めて訪れる店舗の場合、アクセスに迷うと集合時間に遅刻が発生します。最寄り駅からの出口番号や目印の建物、地図リンクを添えることで、参加者の混乱を避け、スムーズに集合できるよう配慮しましょう。
3. 当日の急な変更・遅刻対応テンプレート
ドタキャンや遅刻は合コン幹事にとって頭痛の種です。そんな緊急時には、慌てずに対応し、他の参加者への影響を最小限に抑えるための連絡が不可欠です。
3-1. ドタキャン連絡受領時の返信例
「了解しました。急なご都合こちらも残念ですが、ご連絡ありがとうございます。他メンバーには私の方で伝えておきますのでご安心ください。次の機会にまたよろしくお願いします！」と返信しましょう。キャンセル料の有無によっては、店への人数調整も迅速に行います。
3-2. 遅刻連絡時のフォロー例
「お待ちしております！○○分ごろ到着予定とのことですので、先に乾杯しておきますね。到着されたら席をご案内しますので、焦らずお越しください。」と返すと、遅刻者も安心して向かえます。店スタッフにも到着見込みを伝え、料理のタイミング調整を依頼しましょう。
4. ゲーム・進行案内の連絡テンプレート
合コン中盤は自己紹介が落ち着いたらゲームやトークテーマで盛り上げるタイミングです。ゲームの説明やルールは事前に連絡しておくと、当日の進行がスムーズになります。
4-1. ゲーム案内メッセージ例
「乾杯後、30分ほど自己紹介タイムを設けた後、ビンゴゲームを行います。事前に番号カードを配布しますので、ビンゴカードをお手元にご用意ください。当日は簡単ルール説明がありますので、お楽しみに！」と送れば、参加者が用意すべきものを理解できます。
4-2. ゲーム中のリアルタイムフォロー
ゲーム開始直前に「ビンゴカードは全員届いていますか？ルールは〇〇です。わからない点があれば遠慮なく質問してください」とLINEグループでアナウンスし、混乱を防ぎます。
5. 解散後のお礼＆次回案内テンプレート
解散後のフォロー連絡は、参加者の満足度を左右する大切なステップです。感謝の気持ちと共に次回の予告を入れることで、早期に次回幹事への依頼や参加者のリピートを狙えます。
5-1. お礼連絡メッセージ例
「昨日はお集まりいただきありがとうございました！皆さんのおかげでとても楽しい会になりました。美味しかった料理や面白かった話題など、感想があればぜひ教えてください＾＾」と感想を促すと、参加者の声を集めやすくなります。
5-2. 次回開催予告の一文例
「次回は○月に予定していますので、ご都合の良い日があれば早めに教えてください！今回は参加できなかった方も是非一緒に盛り上がりましょう！」と入れることで、次回の声がけがスムーズになります。
6. 連絡内容を差別化するためのアレンジ術
テンプレートをそのまま使うだけでなく、参加者の属性や雰囲気に合わせて文面を微調整することで、より信頼感が高まります。
6-1. 固すぎずカジュアルすぎないトーンの調整
上司や先輩がいる社会人合コンでは、言葉遣いを少し丁寧に。「ご参加いただけますと幸いです」「お葉書のご返信よろしくお願いいたします」などビジネスライクな表現を混ぜつつ、堅苦しくなりすぎないように注意します。
6-2. 絵文字やスタンプの活用タイミング
LINE連絡では、親しい仲間内には絵文字を適度に使用して親近感を演出できます。一方、初対面メンバーが多い場合は絵文字を控えめにし、信頼感を損なわないようにします。
7. 効率的な連絡管理とテンプレートストック術
複数の合コンを幹事する場合、毎回一から文面を考えるのは非効率です。連絡テンプレートをストックし、状況に合わせて使い分ける仕組みを作りましょう。
7-1. GoogleドキュメントやNotionでテンプレまとめ
日程調整用、詳細案内用、リマインド用、お礼用などテンプレートをカテゴリ分けして保存します。最新版が常に参照できる状態にしておくことで、過去の文例をコピペするだけで準備が完了します。
7-2. 使用頻度に応じたバージョン管理
送信後に好評だった文面や効果が薄かった文例をフィードバックし、テンプレートをアップデート。連絡後の返信率や参加率を指標に改善サイクルを回しましょう。
まとめ：幹事連絡の質が合コン成功を左右する
合コン幹事の連絡は、日程調整から当日の進行、緊急対応、解散後フォローまで網羅することで、参加者全員に安心感とワクワク感を提供できます。
ここでご紹介したテンプレートをベースに、状況や相手に合わせて文面をアレンジし、コピペで効率的に連絡を行いましょう。連絡の質を高めることで、合コンの成功率と次回開催依頼が格段にアップします！
