送別会幹事必見！準備の持ち物リストやスケジュールの立て方などを徹底解説

送別会では、幹事の準備がイベント成功の鍵を握ります。参加者の思い出に残る時間をつくるためには、会場手配だけでなく必要な持ち物を漏れなく揃え、当日の流れをスムーズに進行させることが大切です。

本記事では、準備段階から当日までに必要な持ち物を網羅し、事前チェックのコツや分担方法まで詳しく解説します。

1. 幹事の役割と準備の基本

送別会の幹事は、企画立案から当日運営までを一手に担う要役です。参加者全員が快適に過ごせるように、会場の選定や予算管理、タイムライン作成など、多岐にわたるタスクをこなさなければなりません。持ち物の管理も幹事の大切な役割のひとつで、当日のトラブルを未然に防ぐ役割を果たします。

準備は少なくとも１ヶ月前から始めるのが理想的です。まずは日程と予算を決め、参加者リストを確定したら会場予約を行います。その後、必要な持ち物を洗い出し、優先順位をつけて購入や手配を進めます。最終確認は開催前の１週間前に行い、忘れ物がないかチェックしましょう。

会場を予約する際には、座席表やマイク、プロジェクターの有無など、運営に必要な備品を必ず確認します。また、店側が用意してくれる備品と自分で準備すべきものをリスト化しておくと、当日の混乱を避けられます。

参加者リストの他に、タイムテーブル、進行シナリオ、会費収支表をプリントして持参しましょう。名札や受付表、緊急連絡先リストも必須です。スマートフォンやタブレットは、連絡やタイマーとしても活用できます。

送別会では、会場を華やかに演出するバルーンやガーランド、テーブルクロスがあると雰囲気が一気に盛り上がります。会社ロゴや送別される方の写真をあしらったフォトスポットを作るのも喜ばれます。

メッセージ入りの寄せ書きボードや、サプライズ用のクラッカー、花束贈呈用のラッピング用品などは、特別感を演出するのに効果的です。幹事が事前に手作りして用意すると、温かみのある演出が可能になります。

進行表は、開始から乾杯、余興、贈呈、締めの挨拶まで全体の流れを時刻入りでまとめたものです。タイムキーパー用にストップウォッチやタイマーを用意し、時間通りに進行できるようにしましょう。

幹事間の連絡用にグループチャットを立ち上げ、緊急時の連絡網をメモした紙も用意します。万が一のアクシデントに備え、救急セット（絆創膏、常備薬）、予備の名刺や現金も持参しておくと安心です。

送別会では、参加者全員へのお土産や、送られる方への記念品を用意すると喜ばれます。会社ロゴ入りのボールペンや名入れキーホルダーなど、小さくても心のこもったギフトを選びましょう。

フォトプロップスや即席チェキカメラを用意すれば、その場で写真をプリントして思い出を共有できます。スマホ用の簡易照明やミニ三脚もあると、集合写真がきれいに撮れます。

幹事一人で全ての持ち物を管理するのは大変です。幹事長、副幹事、装飾担当、進行担当など役割を分担し、責任者を決めましょう。持ち物リストは共有ドキュメントにして、各自がチェックオフできるようにします。

Googleスプレッドシートやグループチャットに持ち物リストをアップし、更新履歴を残すと情報がひと目で把握できます。出欠や最終確認事項も同じ場で管理すれば、直前の変更にも迅速に対応できます。

「送別会幹事の持ち物リスト」をテーマに、事前準備から当日運営まで必要な持ち物を網羅しました。会場選定、装飾アイテム、進行管理、参加者満足度アップの備品までを完璧に揃えれば、トラブル知らずのスムーズな進行が可能です。

分担と共有を徹底し、チームワークで準備を進めることで、心温まる送別会を実現してください。