チームや部活、職場で大切な仲間を送り出す壮行会は、幹事の細やかな準備が成功の鍵を握ります。会場手配や招待状作成に加え、当日の進行をスムーズに進めるためには、必要な持ち物を漏れなく揃えておくことが欠かせません。
本記事では、事前準備から当日の運営、サプライズ演出まで、持ち物リストと管理方法を徹底解説します。
1. 事前準備：会場手配と必携書類
壮行会のスタートは会場確保から始まります。場所が決まったら、契約書類や案内状、進行表など“紙モノ”の準備を進めましょう。
1-1. 会場予約関連書類と契約書
まずは会場の利用契約書をコピーし、主催者控えとして2部以上用意します。キャンセル規定や延長料金の条項を確認し、当日のトラブルを未然に防ぎましょう。
1-2. 招待状・参加者リスト
参加者に配布する招待状は、日時・場所・ドレスコード・参加費を明記した正式文書です。返信用紙やオンライン出欠フォームのURLを添えて、出欠管理用リストを併せて作成します。
1-3. 進行表とプログラム台本
開会挨拶、乾杯、余興、花束贈呈、閉会挨拶など、タイムスケジュールを細かく記載した進行表を準備。台本形式で司会者用のフレーズや合図を含めると、当日迷わず進行できます。
2. 音響・映像・演出小物のチェック
会場の雰囲気を盛り上げるために、マイクや音響設備、スライド投影、そして演出小物の準備は欠かせません。
2-1. マイク・スピーカー・ケーブル類
ワイヤレスマイク、ハンドマイク、スピーカーはそれぞれテストを済ませておきます。予備バッテリーや延長コード、各種ケーブル（XLR、USB、HDMI）も余裕を持って持参しましょう。
2-2. プロジェクターとスクリーン
スライドや動画を上映する場合は、プロジェクター本体とスクリーン、接続アダプタを準備。PCとの接続テストを必ず事前に行い、文字化けや解像度トラブルを防ぎます。
2-3. 演出用小物（花束・色紙・ケーキ装飾）
花束の種類や台紙付き色紙、ケーキトッパーなど、サプライズ演出に必要なアイテムは壊れやすいものも多いため、当日直前に搬入し、リストで管理しましょう。
3. 飲食関連の必需品と管理
食事やドリンクが伴う壮行会では、飲食関連の持ち物を主催者側で管理することで会場運営がスムーズになります。
3-1. 参加費徴収用具（領収書・封筒・現金バッグ）
会費を現金で徴収する場合は、封筒や現金バッグ、領収書の印刷物を用意。名簿とリンクさせて、誰から徴収済みか即座に把握できるようにしましょう。
3-2. 紙コップ・紙ナプキン・使い捨て食器
飲み放題やビュッフェ形式の場合は、紙コップ、紙ナプキン、使い捨てのお皿やカトラリーを会場レイアウトに合わせて配置。補充用のストックも余裕をもって持参します。
3-3. ドリンク・サービス用品（ワインオープナー・氷バケツ）
ワインやシャンパンを提供する場合はオープナー、氷バケツ、トングを忘れずに。また、ノンアルコールゲスト用のドリンク選択肢も検討し、多様なニーズに応えられる準備を。
4. 受付・進行管理用グッズ
円滑な受付運営と進行管理には、専用の小物やツールが便利です。
4-1. 受付台セット（名簿・名札・ホルダー・ペン）
受付机には名簿、名札、名札ホルダー、サイン用ペン、クリップを配置。参加者が到着する度にスムーズにチェックインできるよう、動線を事前にシミュレートしましょう。
4-2. タイムキーパー用タイマー・ホワイトボード
タイムキーパーが残り時間を視覚化できるデジタルタイマーやホワイトボード、付箋を用意。進行役とタイムキーパー間の合図方法もルール化しておきます。
4-3. 緊急連絡リスト・救急セット
急な体調不良や怪我に備え、救急セット（絆創膏、消毒液、常備薬）と会場担当者の連絡先リストを携帯。いざという時に迅速に対応できる体制を整えます。
5. サプライズ演出＆記念品関連
壮行会のハイライトとなるサプライズ演出や記念品贈呈には、タイミングと演出用アイテムの管理が重要です。
5-1. サプライズ用ギフト・色紙
サプライズで贈るギフトや色紙は、演出タイミングに合わせて隠しておく場所を決め、演出担当者が責任を持って搬入・設置します。
5-2. 記念写真撮影機材（チェキ・カメラ・ライト）
記念写真用にチェキやデジタルカメラ、照明用の小型ライトを用意。チェキのフィルムは予備を含め多めに持参し、撮影回数を確保しましょう。
5-3. メッセージビデオ収録セット
参加者からのメッセージビデオを収録する場合は、スマホ用ジンバルや三脚、外部マイクを用意し、音声・映像品質を担保します。
6. 当日の最終確認と動線管理
すべての持ち物が揃ったら、開催前日に最終チェックと会場内動線確認を行います。
6-1. 持ち物チェックリストの活用
事前にExcelやGoogleスプレッドシートでチェックリストを作成し、幹事チームで共有。アイテムごとにチェック欄を設け、準備状況をリアルタイムで更新します。
6-2. 会場搬入・配置のシミュレーション
開催2時間前に会場入りし、受付台、演出コーナー、ドリンクステーションなど各配置場所にアイテムを設置。会場スタッフと配置図を確認し、動線に無理がないかをチェックします。
6-3. リハーサルと最終打ち合わせ
進行表に沿ってリハーサルを実施し、音響テストや演出タイミングを確認。幹事と各担当者で最終打ち合わせを行い、役割分担と緊急連絡フローを再確認します。
7. 事後フォローと次回改善
壮行会終了後は参加者へのお礼と、次回企画への改善ポイント収集が幹事の大切な仕事です。
7-1. お礼メールと写真共有
当日の写真やムービー、メッセージを社内SNSやメールで共有し、参加者への感謝を伝えます。次回の企画情報も合わせて案内すると効果的です。
7-2. 振り返りアンケート実施
「準備物の過不足」「進行のスムーズさ」「演出の満足度」などをテーマにアンケートを実施。具体的な改善点を整理し、次回チェックリストに反映させましょう。
7-3. ナレッジ共有とテンプレート更新
チェックリストや進行表、アンケート結果を社内ポータルにまとめ、ナレッジとして蓄積。定期的に更新することで、幹事業務の効率化と品質向上を継続できます。
まとめ：持ち物準備で幹事力を飛躍させる
「壮行会幹事の持ち物チェックリスト」をテーマに、事前書類から音響・演出用品、飲食関連、受付運営グッズ、サプライズアイテム、当日の最終確認、事後フォローまで、必要な持ち物と管理手順を網羅的に解説しました。
細部まで計画し、チェックリストを活用すれば、幹事は安心して運営に専念でき、参加者にとっても忘れられない壮行会を実現できます。ぜひ本記事を参考に、幹事力をさらに高めてください。
