壮行会幹事必見！参加率を高める招待状の書き方と文例集などをご紹介

チームメンバーや部活の仲間、同僚の新たな門出を祝う壮行会。幹事としてまず取り組むべきは、「参加したい！」と思わせる招待状の作成です。日時や場所を伝えるだけではなく、趣旨や見どころをしっかり盛り込み、返信のハードルを下げる工夫が必要です。

本記事では、構成ポイントからフォーマル・カジュアル・オンライン併用の3つの文例、配布タイミングやマナーまでを徹底解説します。

1. 招待状に必ず盛り込む５つの要素
1. 1-1. 趣旨の書き出しで「共感」を呼ぶ
2. 1-2. プログラム概要は箇条書きで簡潔に
2. 文例１：フォーマルタイプ
3. 文例２：カジュアルタイプ
4. 文例３：オンライン併用タイプ
5. 配布タイミングとマナー
1. 5-1. 件名と冒頭で要件を明示
2. 5-2. 返信期限を強調する
6. 招待状作成のQ&A
1. Q1. 会費は前払い？当日徴収？
2. Q2. フォローアップは必要？
まとめ：招待状一つで壮行会の成功が決まる

1. 招待状に必ず盛り込む５つの要素

招待状は単なる案内ではなく、参加への期待感を高める設計が肝心です。以下の要素を欠かさず記載しましょう。

開催趣旨：なぜ壮行会を開くのか、主役への敬意や背景
日時・場所：具体的な日時、会場名称・住所・アクセス
プログラム概要：乾杯、余興、花束贈呈、閉会の流れ
参加方法：会費の有無、服装リクエスト、出欠返信手段と期限
問い合わせ先：幹事の連絡先と担当者名

1-1. 趣旨の書き出しで「共感」を呼ぶ

冒頭では、「○○さんの海外赴任を祝して」「新天地での活躍を祈念して」といった情緒的な一文を加えると、参加者の心に響きます。

1-2. プログラム概要は箇条書きで簡潔に

「18:30 開会・挨拶」「18:40 乾杯」「19:00 余興」「19:30 花束贈呈」「19:45 閉会挨拶」といった流れを一目でわかるようにすると、参加者がスケジュールをイメージしやすくなります。

2. 文例１：フォーマルタイプ

社内の部署全体や取引先を招く場合など、かしこまった場面に適した文例です。

件名：【ご案内】壮行会開催のご案内

各位

平素より大変お世話になっております。幹事の□□です。
○月○日付で海外勤務に赴任する△△さんを送るにあたり
下記の通り壮行会を開催いたします。ぜひご参加賜りますようお願い申し上げます。

日時：2025年6月20日（木）18:30～20:00  
場所：本社ビル5階大会議室  
プログラム：
  18:30　開会・主催挨拶  
  18:40　乾杯  
  19:00　余興／スライド上映  
  19:30　花束贈呈  
  19:50　閉会挨拶  

会費：3,000円（当日受付で徴収）  
出欠：6月10日（水）までに本メールへご返信ください。

何かご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。よろしくお願いいたします。

3. 文例２：カジュアルタイプ

仲間内や部活、サークルのメンバー向けに親しみやすく響くカジュアルな文例です。

件名：□□さん壮行会やります！参加よろしく😉

みなさん、こんにちは！
□□さんの新天地チャレンジを祝して壮行会を開催します🎉
軽食＆ドリンク付きでゆるっと集まって語り合いましょう！

▶日時：6/20（木）18:30スタート  
▶場所：市民センター3F 多目的室  
▶参加費：2,500円  
▶服装：自由  

参加できる人は6/12（水）までに「参加」or「欠席」をこのLINEで教えてね！
お子さんや家族連れも大歓迎です！

4. 文例３：オンライン併用タイプ

遠隔地からの参加者やテレワーク中のメンバーも巻き込むハイブリッド開催用文例です。

件名：【オンライン可】壮行会ご案内（6/20 18:30～）

チームの皆様

お疲れ様です。□□です。
△△さんの壮行会を下記の通り開催します。会場参加だけでなく
Zoomによるオンライン参加も可能ですので、ご都合に合わせてご参加ください。

■日時：6月20日（木）18:30～20:00  
■会場：本社5F ラウンジ  
■オンライン：Zoom ID 123456789 / Pass: sendoff  
■会費：会場参加3,000円／オンライン参加1,000円

出欠と参加方法（会場orオンライン）を6/12までにご回答ください。
オンラインの方は開始5分前にログインをお願いします。