初めての人でも迷わない！OB会幹事マニュアル テンプレート完全版

本記事で提供する“即使える”マニュアルとテンプレートの全体像

本記事は、準備開始から事後報告までを一本の導線に並べ、どの団体でも流用できるテンプレートをひとまとめにしました。

読みながら必要箇所だけ差し替えれば、そのまま自団体の幹事マニュアルとして配布可能です。初幹事でもベテランでも、漏れ・ムダ・迷いを減らすことが目的です。

全体設計とタイムラインのテンプレート（逆算で抜けを防ぐ）

OB会運営は「日程・会場・人・お金・情報」を逆算で重ねると破綻しません。まずは会の目的と対象を一文で定義し、そこから準備のタイムラインを引きます。規模によって差はありますが、初幹事は3〜4か月前の着手が安心です。以下のテンプレは時間軸の“雛形”として流用できます。

3〜4か月前：骨子決めと体制づくり

開催目的、対象範囲、想定人数、開催形式（対面／オンライン／ハイブリッド）を決定します。同時に幹事チームを編成し、主幹事・会計・広報・受付・司会の役割分担を明文化します。意思決定ルール（多数決／主幹事決裁）と、連絡手段（メール＋チャット等の二系統）を固定します。

1.5〜2か月前：会場・見積・一次告知

会場はアクセス・収容・音響・料金・キャンセル規定の5軸で比較し、仮押さえ→正式予約の順で進めます。会費は「会場＋飲食＋備品＋雑費＋予備10％」で設計し、区分料金（学生・シニア等）を定義します。一次告知で出欠の“大まかな山”を掴み、最少催行ラインを確認します。

2〜3週間前：プログラム確定と当日導線

司会台本、来賓挨拶、乾杯、記念撮影、スピーチ、次回案内までを時刻入りで確定します。受付→会場→二次会の導線図を作り、名札・席次・表示物のレイアウトを決めます。リマインドと最終出欠の〆切日もここで固定します。

当日〜翌週：運営・精算・振り返り

当日は受付・会計・案内・撮影の担当を再確認し、終了後24時間以内にダイジェスト写真を共有します。1週間以内に収支報告・参加御礼・アンケートを送付し、次回幹事への引継ぎ資料をクラウド保存します。

幹事チームの編成テンプレート（役割を“名”と“責”で明確化）

幹事の仕事は誰が見ても一目でわかる粒度に分解すると、引継ぎが容易になります。役割名だけでなく、責任範囲と最終アウトプットを合わせて定義しましょう。代替要員も1名ずつ指定しておくと、当日の欠員にも耐えられます。役割表はマニュアルの冒頭に固定するのがコツです。

役割別の標準定義

• 主幹事：全体統括／意思決定／リスク対応。最終アウトプット＝開催可否判断と事後報告。
• 会計：見積・会費設定・当日精算・収支報告。キャッシュレス導入の可否も所掌。
• 広報：告知文作成・出欠フォーム運用・リマインド配信・写真共有。
• 受付・誘導：名札・会費徴収・席案内・クローク管理・二次会導線。
• 司会・進行：台本作成・時間管理・来賓対応・記念撮影の号令。

マニュアル本文の骨子テンプレート（目次ごとコピペ利用可）

マニュアルは“読む順番＝実行順”で並べると現場で迷いません。次の目次構成を基本に、貴団体の事情を追記してください。
目次例：①目的／対象／開催形式 ②体制表 ③タイムライン ④会場選定基準 ⑤予算と会費 ⑥告知テンプレ ⑦出欠フォーム項目 ⑧プログラム ⑨当日導線図 ⑩備品・表示物 ⑪精算・収支 ⑫事後報告 ⑬リスク対応 ⑭版管理ルール。版管理は日付・担当・更新点を冒頭に記すと、チーム全員が迷いません。

告知・連絡テンプレート集（案内文・リマインド・返信フォーム）

告知は「趣旨→日時→会場→会費→申込方法→締切→問い合わせ」の順が最も開封から申込までの離脱が少なくなります。件名の先頭に【OB会案内／○○期】などの識別子を付けるのが鉄板です。出欠フォームはスマホ完結で、所要1分に絞ると回収率が上がります。

招待メール雛形

件名：【○○OB会】開催のご案内（開催日：○月○日）
本文：いつもお世話になっております。○○OB会 幹事の△△です。下記の通りOB会を開催します。
日時／会場（地図）／会費（区分）／申込方法（フォームURL ／返信可）／締切（○月○日）／問い合わせ先。
※アレルギー・配慮事項があれば備考欄へご記入ください。

リマインド雛形

件名：【再送】○○OB会 参加登録のお願い（締切：○/○）
本文：現在の参加予定は○名です。料理数量確定のため、未回答の方はご協力ください。返信1分で完了します。

出欠フォーム項目（必要最小限）

• 氏名（ふりがな）／卒年・所属
• 連絡先（メール・電話）
• 出欠（一次・二次会）
• アレルギー・配慮事項
• 1分スピーチ可否（任意）

予算・会費のテンプレート（赤字を出さないフォーマット）

会費設計は“目標損益0＋予備10％”で始め、参加確度が読めたら微調整します。フォーマットを固定すれば、引継ぎ時に齟齬が起きません。収支は「費目・見積・実績・差額・備考」を横並びにし、根拠は見積書／請求書の写しと突き合わせます。釣銭やキャッシュレス手数料は独立した費目にしましょう。

収支フォーマット例（主要費目）

• 会場費／飲食費（人数×単価）／備品費（音響・表示物）／雑費（印刷・交通）／予備費（10％）
• 収入：会費（人数×金額）／協賛金（任意）
• 差額：余剰は次回繰越 or 寄付 or 次回値引き（規定で明示）

当日の進行台本テンプレート（120分想定）

当日の“時間と言葉”を固定しておけば、司会経験ゼロでも破綻しません。各ブロックの冒頭に狙いを書き、遅延時の短縮案もセットにすると実運用に強い台本になります。

進行例と司会文（要点）

• 00:00 受付開始：名札・会費徴収・席案内。
• 00:10 開会：「本日はお忙しい中、○○OB会にお集まりいただき…」趣旨説明と来賓紹介。
• 00:20 乾杯・歓談①：料理提供タイミングを合わせ、最初の一皿を早出し。
• 00:40 集合写真：「中央に通路を作ります。○期の皆さまは前方へ…」脚立・横断幕の表示。
• 01:10 近況スピーチ（1人1分×10名）：タイムキーパー可視化。
• 01:35 次回案内・幹事交代：候補月と募集。
• 01:50 中締め：連絡事項。
• 02:00 終了・二次会誘導：出口と集合場所を明示。

会場・備品チェックのテンプレート（忘れ物をゼロに）

表示物や小物の“抜け”は現場での混乱を招きます。チェックリストは“ゾーン別”に分けて貼っておくと、誰でも自主的に確認できます。
受付：名札・会費リスト・釣銭・領収書・ペン・マーカー・テープ。
会場：席次表・プログラム・マイク（予備電池）・BGM／音量確認・時計。
表示：案内矢印・クローク札・二次会案内。
撮影：集合写真用の脚立・横断幕・予備メモリ。
衛生：除菌シート・救急セット・予備マスク。

リスク対応テンプレート（ドタキャン・遅刻・体調不良）

想定外は“事前に言葉を決めておく”だけで早く静かに収束します。ドタキャンは料理キャンセル締切以降の扱いを事前明示し、遅刻者には受付の代替合流点を通知します。

体調不良は最寄りの出口・エレベーター・休憩スペースを事前に地図化し、連絡窓口を一本化します。機材不調時は「マイク無しでも通る立ち位置」を司会台本に追記しておくと安心です。

事後報告テンプレート（収支・御礼・アンケート）

余韻があるうちに短い“御礼＋写真1枚”を当日中に配信し、1週間以内に正式な報告を出します。収支は要約も本文に入れ、詳細はPDF等にまとめると読みやすくなります。アンケートは所要1分・設問5つ以内が原則です。

事後報告の雛形

件名：【御礼とご報告】○○OB会（開催日：○/○）
本文：ご参加ありがとうございました。来場○名／会費○円、収支は＋△円（次回繰越）でした。写真アルバム（合言葉：□□）と1分アンケートのご協力をお願いします。次回は○月頃を予定、幹事募集も行います。

よくある失敗と予防策（テンプレで事前に潰す）

連絡が届かない：件名の識別子・再送タイミング（初回／3日後／締切前日）をマニュアル化。当日が押す：集合写真だけは時間死守、スピーチは“1人1分”の上限を明文化。

会費トラブル：費目の事前公開と当日掲示、釣銭・レシート動線の二重化で予防。写真不足：撮影担当の明確化と“序盤・中盤・終盤”の三点撮りをルール化。

自団体向けカスタマイズ手順（テンプレートの活かし方）

まずは本記事の目次で“不要セクション”に打消し線を入れ、必要箇所だけ肉付けします。招待文・進行台本・収支フォーマットは定型文を流用し、固有名詞・日付・金額だけ置換すると工数が激減します。

マニュアルの最終ページに「更新履歴」と「次回幹事へのメモ」欄を設ければ、回を重ねるほど精度が上がります。

まとめ：テンプレート化こそ初幹事の最強の味方

OB会の成功は、センスより“型”の有無で決まります。目的を一文で定義し、逆算タイムライン・役割表・告知文・台本・収支・事後報告をテンプレート化すれば、毎回の品質は安定します。

本記事の内容を骨格に、固有事情だけ差し替えてください。準備の見える化が、参加者の満足と「次も来たい」を生み、OB会の継続力になります。