企業や団体で宴会を開催する際には、参加費や飲食代、会場費などを一括で立替え、後日精算するケースが多々あります。 このとき、経費精算のために必要な書類を正しく準備し、スムーズに申請・承認を得ることは幹事の重要な役割です。
本記事では、宴会開催から経費申請までの一連の流れにおいて、必要書類の種類や記入ポイント、電子申請の活用法、よくあるトラブルとその回避策を詳しく解説します。
経費申請をスムーズにする事前準備と社内ルール確認
宴会予算と承認フローの把握
会社の経費規程に基づき、宴会にかけられる一人当たりの上限額や総予算を把握します。 また、申請に必要な承認者や決裁限度額を確認し、幹事としてどの段階で誰の承認が必要かを明確にしておきましょう。
社内提出書類のフォーマットと提出ルール
多くの企業では、費用精算専用の経費申請書や報告書フォーマットが用意されています。 テンプレートを入手し、必須項目（開催日、参加人数、目的、合計金額など）を事前にリストアップしておくと記入漏れを防げます。
必須書類一覧：これだけは揃えておきたい証憑
領収書・レシートの要件と管理方法
飲食店や会場から発行される領収書は、宛名が”会社名”になっている場合と個人名の場合がありますが、いずれも原則として提出が必須です。 電子データの場合は、ファイル名に発行日と金額を含め、フォルダ構成を整理して保管します。
参加者リストと参加費収支報告書
宴会の実際の参加者数を確認できる名簿や出欠表を用意し、立替金と参加費の徴収額をまとめた収支報告書を作成します。 精算差額が発生した場合は、その理由と金額を明記しておくことが重要です。
会場契約書・見積書の提出
会場をレンタルした場合は、契約書や見積書も証憑として添付します。 見積と実際の請求額が異なる場合は、差異の説明資料を準備し、承認者に説明できるようにしておきましょう。
記入時の注意点：ミスを防ぐためのチェックリスト
日付・金額・科目の整合性確認
申請書の開催日が領収書の日付と一致しているか、金額の桁数や税抜・税込の区分が正しいかを必ず確認します。 勘定科目（交際費や会議費など）は、社内規程に合わせて使い分ける必要があります。
申請項目の具体性と目的の記載
単に”宴会費”と記入するのではなく、開催の目的（例：営業チームQ1達成祝賀会）や参加者の部署を記載すると、承認がスムーズになります。
電子申請システムの活用術とペーパーレス化
ワークフローシステムのメリット
クラウド型の経費精算システムを利用すると、承認プロセスが可視化され、メール連絡や紙ベースの押印作業が不要になります。 申請から承認までの所要時間を短縮でき、残業削減にもつながります。
スキャナ・スマホアプリで証憑を一元管理
領収書の写真を撮影してアップロードできる機能を活用すれば、原本保管の手間が軽減されます。 OCR機能付きアプリを使うと、金額や日付を自動で読み取り、申請書に反映できるため、入力ミスを防止できます。
よくあるトラブルと対策事例
領収書の宛名不一致への対応
店側の発行ミスで宛名が”個人名”になっている場合、社内規定では”会社名”での提出が必要なケースがあります。 その際は”宛名訂正依頼書”を店舗に提出し、正しい宛名で再発行してもらう方法が一般的です。
申請額と実際支払額の差異発生
飲み放題の追加注文や延長料金など、見積と実支払額が異なるケースがあります。 差額については、追加明細書を別添し、幹事のコメント欄に理由を記載して申請すると承認が得やすいです。
実務効率化のためのテンプレート＆ツール紹介
宴会用経費精算テンプレート
開催計画書、領収書添付用シート、参加者収支シートを一体化したエクセルテンプレートを提供します。 署名欄や承認欄も含め、社内フォーマットに合わせて自由にカスタマイズ可能です。
おすすめ経費精算システム
SAP Concur、freee、マネーフォワードクラウド経費など、宴会費用管理に適したシステムの特徴や価格帯を比較し、導入のポイントを解説します。
まとめ：精算書類の完璧準備で幹事の信頼を勝ち取る
宴会の経費精算は、幹事の信頼度を左右する重要な業務です。 必要書類を漏れなく揃え、記入ミスを防ぎ、電子申請ツールを活用することで、承認スピードが向上し、定時退社にも貢献できます。
本記事のノウハウを活用し、次回の宴会運営でよりスマートな経費精算を実現してください。
