リモートワークやハイブリッド会議が増える中、Microsoft Teamsは組織内外のコミュニケーションを支える重要ツールとなりました。しかし「まだTeamsに不慣れ」「会議のたびに操作で戸惑う」という初心者も多いはずです。
本記事では、インストールから設定、招集・参加方法、会議中の操作、終了後のフォローアップまでを解説します。
Teams会議の準備：インストールとアカウント設定
まずはPCまたはスマホにTeamsアプリを導入し、Microsoft 365アカウントでサインインします。Web版でも基本機能は利用できますが、アプリ版をインストールすると画面共有や仮想背景など高度な機能を安定して使えます。
アプリインストール手順
WindowsならMicrosoft公式サイトから「Teamsのダウンロード」をクリックし、インストーラーを実行します。MacやモバイルはApp Store／Google Playから「Microsoft Teams」を検索してインストールを完了させましょう。最新版を使うことで不具合を回避できます。
サインインと初期設定
インストール後、Microsoft 365のメールアドレスとパスワードを入力してサインインします。通知設定で「ミーティング招集通知」「チャット通知」を有効化し、パフォーマンス設定で自動起動や起動時サインインをオンにしておくとスムーズに会議を開始できます。
会議の招集：スケジュールとリンク発行
Teams会議の主催者は、チャネル会議または個別予定として会議をスケジュールします。Outlookカレンダーと連携するとドラッグ＆ドロップで簡単にTeams会議リンクを作成でき、相手への案内も一括で行えます。
チャネル会議のメリット
チーム内のチャネルにそのまま会議を設定すると、既存のメンバー全員に自動通知され、議事録やチャットがチャネル内に蓄積されます。プロジェクト別や部門別のチャネルを活用すると、情報が散逸せずに管理可能です。
Outlookからの招集方法
Outlookの新規予定作成画面で「Teams会議を追加」をクリックすると、参加用リンクが自動挿入されます。日時、参加者、会議室（物理／仮想）を入力し、アジェンダを本文に記載して送信すれば、招集完了です。
会議参加＆開始：基本操作ガイド
会議開始時刻になるとTeamsアプリに「会議に参加」ボタンが表示されます。クリックして参加画面に入り、マイク・スピーカー・カメラのプレビューでON/OFFを確認してから「参加」を押しましょう。
音声・ビデオ設定のポイント
会議前に必ず「デバイス設定」を開き、使用するオーディオデバイスを選択します。ヘッドセットやUSBマイクならノイズリダクション機能が働き、クリアな音声が提供可能です。カメラは目線が合いやすい位置に調整し、背景ノイズを防ぐために仮想背景やぼかしを活用しましょう。
待機ロビーと許可設定
外部ユーザーを招く場合は「ロビー設定」を有効化し、主催者が許可したユーザーのみ入室させると安心です。主催者は「参加者の管理」画面から待機中のユーザーを個別に承認できます。
会議中の便利機能：共有・発言・記録
Teams会議には、プレゼンや議論をスムーズに進めるための多彩な機能が備わっています。画面共有、ホワイトボード、チャット、挙手機能などを活用しましょう。
画面共有＆ホワイトボード
画面共有は、画面下部の「共有」アイコンから行えます。デスクトップ全体、ウィンドウ単位、PowerPointファイルから選択可能です。ホワイトボード機能を使えば、共同で図を書き込みながらアイデアを可視化できます。
チャットと挙手機能
会議中にチャット欄を開き、資料リンクやテキストコメントをリアルタイムで共有できます。発言したいときは「挙手」ボタンをクリックすると、主催者や参加者に合図が送られます。議論の順序を整理しやすくなるため、大人数会議で重宝します。
録画と文字起こし
重要な会議は開始後に「…メニュー」から「録画を開始」を選びます。録画データはTeamsの「ファイル」タブやStreamに自動保存され、会議後に文字起こしやキーワード検索が可能です。欠席者への共有や振り返りに便利な機能です。
会議終了後のフォローアップ
会議終了後は議事録・録画リンクを参加者へ送信し、アクションアイテムをToDoタブやPlannerに登録してタスク管理を行いましょう。チャット履歴もエクスポートできるため、必要な情報をまとめて共有できます。
議事録共有とタスク化
Teamsの会議チャットは自動で保存されるため、重要メッセージを「保存」して後から一覧で確認できます。議事録担当者は保存済みメッセージを元にまとめ、Teams上またはWord/OneNoteで文書化。Planner連携で担当者をアサインし、期限を設定します。
フィードバックと改善サイクル
会議後に簡易アンケートをFormsで実施し、進行速度や資料の分かりやすさ、技術トラブルの有無などをヒアリングします。その結果をチームで振り返り、次回の会議運営に活かすことで、より生産的な会議体験を継続的に提供できます。
まとめ：Teams会議をマスターして生産性アップ
本記事では、Teams会議の使い方に関して、インストールから会議招集、参加、共有機能、フォローアップに至るまでの一連の流れを解説しました。
Teamsの豊富な機能を使いこなすことで、コミュニケーションの断絶を防ぎ、組織全体の生産性を高めることが可能です。今日から実践し、スムーズで効果的な会議運営を実現しましょう。
