リモートワークやハイブリッド会議が定着する中、会議の生産性向上とナレッジ共有は企業競争力のカギとなります。Notionの柔軟なページ構造を活用すれば、アジェンダ作成から議事録、タスク管理までを一元化し、会議のたびに散逸していた情報を組織の資産に変換できます。
本記事では、Notionページを活用した会議運営に関して解説します。
1. Notionページで会議を一元管理するメリット
1.1 アジェンダ・資料を即時共有
Notionページに会議のアジェンダと事前資料をまとめれば、参加者はリンク1つで必要な情報へアクセス可能です。メール添付やファイル共有サービスの煩わしさが解消され、会議前の準備コストを大幅に削減できます。
1.2 リアルタイム共同編集とコメント
会議中は全員がNotionページを開き、議論内容をリアルタイムで追記・編集できます。コメント機能を使えば、発言者の意図や補足情報をその場で付記できるため、議事録精度が向上し、後から議論の背景を振り返りやすくなります。
2. Plan：会議用Notionテンプレートの設計
2.1 テンプレートページ構造の決定
まずは会議テンプレートを作成します。上部に会議名・日時・参加者リスト、次にアジェンダブロック、議事録ブロック、タスク管理用データベースを配置。これを「会議テンプレート」として保存し、毎回複製して利用します。
2.2 データベースとカスタムプロパティ
タスク管理用にはNotionデータベースを埋め込み、「担当者」「期限」「ステータス」「優先度」などのプロパティを設定します。プロパティのドロップダウンや日付フィールドを駆使し、会議内でタスクを即座に登録・更新できるように整備しましょう。
3. Do：Notionページを使った会議実践
3.1 アジェンダに沿った進行
会議開始時にはテンプレートを複製し、アジェンダごとにセクションを移動しながら議論します。各セクションにタイムマーカーを設置し、議論の時間管理を行うことで、脱線を防ぎつつ効率的に進行できます。
3.2 コメントとメンションの活用
発言に応じて「@メンバー」でメンションを飛ばし、補足情報やアクションアイテムをコメントします。後からコメントフィードを遡ることで、誰が何を言ったか、どのような合意があったかを正確に把握できるため、議事録作成がほぼ不要になります。
4. Check：会議後のフォローアップと可視化
4.1 タスクデータベースで進捗レビュー
会議内で登録したタスクは、Notionのビュー機能を活用して「本日発生」「今週期限」「未完了」などのフィルタビューを作成。定期的にダッシュボードとしてチェックし、進捗状況をチーム全体で共有します。
4.2 リマインダー設定と自動通知
Notionの「Reminder」機能で期限前通知を設定できます。加えてZapier連携を導入すれば、期限直前にSlackやメールで自動通知を飛ばすワークフローを構築可能。タスク忘れを防ぎ、着実な実行を支援します。
5. Act：継続的改善と組織定着化
5.1 定期的なテンプレート見直し
月次または四半期ごとに「会議テンプレートレビュー会議」を開き、不要な項目や新たに必要なプロパティを洗い出します。テンプレートを軽量化し、参加者が使いやすい構造を維持しましょう。
5.2 ナレッジベースとの連携
会議Notionページを部門別・プロジェクト別のナレッジベースにリンクし、過去議論の蓄積を活用します。テンプレートの下部に「参考資料リンク」セクションを設け、ドキュメントやWikiへの導線を確保すると、知見の再利用が促進されます。
6. 高度な応用：Notion APIと自動化プラグイン
6.1 Notion APIでカスタム通知
Notion APIを使い、外部サービスや自社システムと連携。タスク登録時に自動でSlackへ通知を飛ばすスクリプトや、会議ページが作成されたら関係者にメール配信するフローを組むことで、さらなる自動化を実現できます。
6.2 データベース統合でダッシュボード化
複数の会議ページのタスクデータベースを統合し、「全社タスクビュー」「部門別進捗ビュー」を別ページで集約。カレンダーやガントチャートウィジェットを埋め込むことで、視覚的に進捗を把握できるダッシュボードを構築します。
7. 導入事例：Notionページが会議文化を変えた企業
7.1 スタートアップX社の週次戦略会議
X社では週次戦略会議をNotionで運用。全メンバーが同一ページでアジェンダ・KPI報告・タスク登録を行い、1時間以内に会議が完結。準備とフォローにかかる時間を従来の半分に短縮しました。
7.2 製造業Y社の品質改善会議
Y社は月次品質会議をNotionで記録。データベースに不具合報告と対策タスクを蓄積し、半年で対応完了率を20％向上。過去議論のナレッジが全社で参照され、新規拠点でも同様の仕組みをすぐに導入できました。
8. よくある失敗と回避策
8.1 ページが肥大化して閲覧されない
情報を詰め込みすぎると参加者が「どこを見ればいいか分からない」と混乱します。対策として、セクションを折りたたみ、目次ウィジェットを活用して必要箇所へワンクリックでジャンプできる構造にしましょう。
8.2 自動化設定の煩雑化
Zapierやスクリプト連携を導入しすぎると、保守が難しくなります。まずはリマインダーやSlack通知の基本的な自動化から開始し、運用状況を見ながら段階的に拡張するのが成功のコツです。
まとめ：Notionページで会議を組織の資産に変える
Notionページは、会議の準備・進行・フォローをOne NoteからOne Platformへ進化させる最適解です。テンプレート設計、リアルタイム共同編集、タスクデータベース、API連携、ナレッジベース統合を駆使し、会議のたびに情報をアップデートし続ける運用体制を確立しましょう。
本稿を参考に、貴社の会議を次世代型ワークフローへと変革してください。
