オンライン／オフライン問わず、会議は企業やチームの意思決定とコミュニケーションを加速させる重要な場です。しかし、議事録の散逸やタスク未フォローなど、会議後のフォローが不十分で価値が半減することも少なくありません。
そこで注目したいのが、ClickUpを使った会議運営です。ClickUpはタスク管理やドキュメント共有、リアルタイムコラボレーション機能を備えたオールインワンのワークマネジメントツールで、会議の準備から実施、フォローアップまでを一元管理できます。
本記事では、ClickUpを活用した会議フローの全体像と具体的な操作手順、成功のポイントを解説します。
ClickUpの基本機能と会議運営への応用
ClickUpは主に「スペース」「フォルダ」「リスト」「タスク」という階層構造を持ち、それぞれプロジェクトや議題、具体的なアクションアイテムを整理できます。
加えて、ドキュメント機能（ClickUp Docs）やホワイトボード機能（Whiteboards）、チャット・コメント、ダッシュボード、そして自動化（Automations）まで備えており、会議運営に不可欠な要素を網羅しています。
会議においては、以下のように機能を使い分けると効果的です。
- ClickUp Docs：アジェンダや議事録のリアルタイム共同編集
- タスク管理：発生したアクションアイテムの割り当てと期限設定
- ホワイトボード：アイデア出しやフロー図作成
- ダッシュボード：会議頻度や未完了タスクの可視化
事前準備：ClickUpで会議スペースを構築する
会議ごとに専用のスペースやフォルダを作成し、継続的な議事録やタスクをまとめることで、過去の議論履歴を簡単に参照できるようになります。
まず、組織単位で「会議スペース」を作り、その下にプロジェクトごとのフォルダをネストしましょう。例えば「全社会議」「プロジェクトA会議」「デイリースクラム」「Sprintレビュー」など、会議の種類別に整理します。
次に、各フォルダの中に「アジェンダリスト」「議事録リスト」「アクションアイテムリスト」といったリストを作成し、それぞれ専用のテンプレートを用意します。
ClickUpのリストテンプレート機能を使えば、一度作ったフォーマットをワンクリックで複製でき、毎回のセットアップ工数を大幅に削減可能です。
ClickUp Docsでアジェンダと資料を共有
会議開始前に、ClickUp Docsを使ってアジェンダを作成し、参加者にリンクを共有します。Docsはリアルタイムで共同編集ができるため、関係者からのコメントや提案を即座に反映できます。
見出しやテーブル、チェックボックスも使えるため、アジェンダ項目ごとに「担当者」「所要時間」「関連タスクのリンク」を挿入しておくと、会議中の混乱を防げます。
また、関連ドキュメントやスクリーンショット、外部リソースへのリンクをDocs内にまとめることで、参加者が事前に必要な情報を把握でき、会議の質を高める効果があります。
会議中の運営：Whiteboardsとタスク管理の連携
ブレインストーミングやフロー図作成が必要な場面では、Whiteboardsを起動し、参加者全員で付箋や図形を自由に配置してアイデアを可視化します。
完成後は、重要な要素やアクションアイテムをドラッグ＆ドロップでタスクとして生成し、担当者と期限を設定すると、そのままタスク管理に移行できます。
議事録への記録は、あらかじめ用意したDocsの「議事録リスト」に要点だけを追記し、その下にWhiteboardsで生成したタスクのリンクを貼り付けると、ログの一元化が図れます。
参加者はコメント機能で補足情報を入力できるため、会議中に発生した疑問点や補足事項をリアルタイムにキャプチャできます。
会議後のフォローアップ：タスクと通知の自動化
会議終了後は、生成されたタスクをBacklog管理リストに紐づけ、ステータスを「To Do」に設定します。ClickUpの自動化機能を使えば、タスクが作成された際に担当者に自動通知し、期限のリマインダーを設定することも可能です。
さらに、週次や月次で「未完了タスク」のダッシュボードを作成し、ステータス別にグラフ化して共有することで、進捗状況を定量的に把握できます。定例レビュー会議では、このダッシュボードを画面共有しながら進捗確認を行うことで、フォローアップ漏れを防止します。
ClickUp連携機能：外部ツールとシームレスに接続
ClickUpはSlack、Zoom、Google Calendar、Microsoft Teamsなどの外部ツールと豊富に連携できます。たとえば、会議予定をGoogle Calendarで作成すると、自動的にClickUp上にイベントが同期され、DocsやWhiteboardsへのリンクがカレンダー招待に添付されます。
Slack連携では、会議開始1時間前にリマインドメッセージを自動投稿し、参加者にアジェンダへのリンクを配信できます。また、会議中のタスク作成やコメントもSlackから直接操作できるため、動作の手間を最小化できます。
ベストプラクティス：ClickUp会議運営の成功ポイント
ClickUpを会議運営で最大限活用するには、以下のポイントを押さえましょう。まず、テンプレート化を徹底し、毎回同じフローで会議を実施できるようにすることが重要です。次に、DocsやWhiteboardsなどの主要機能をチームで使いこなし、情報が分散しないルールを全員で共有します。
さらに、タスクのステータスや期限を厳守し、ダッシュボードで定期的に進捗をレビューする「見える化サイクル」を回すことで、会議が生み出すアウトプットを確実に実行につなげられます。
まとめ：ClickUpで会議を次世代レベルに引き上げる
ClickUpは単なるタスク管理ツールを超え、会議の準備から実施、フォローアップまでを一元化できる強力なプラットフォームです。
スペース・フォルダ・リストで整理された階層構造、Docsでのリアルタイム共同編集、Whiteboardsでのアイデア可視化、自動化による通知とリマインド機能を駆使すれば、従来の会議にありがちな「情報散逸」「フォローアップ漏れ」を根本から解決できます。
本ガイドを参考に、次回の会議からClickUpを導入し、チーム全体の生産性とコミュニケーションの質を飛躍的に向上させてください。
