Wrikeで会議運営を革新！アジェンダ作成からフォローアップまで完全ガイド

企業やチームの会議は、目的が曖昧になりやすく、準備や議事録作成、フォローアップに膨大な工数を要することが少なくありません。

こうした無駄を排除し、会議そのものを戦略的な意思決定の場へアップデートするために注目されているのが「Wrike」を使った会議運営です。

Wrikeはプロジェクト管理のプラットフォームですが、タスク可視化や自動リマインド、レポート機能を駆使することで、会議の準備から実施、振り返りまでを一元化できます。

本記事では、Wrikeを活用した会議フローと運用ポイントを解説します。

Wrikeとは何か？

Wrikeはタスクやプロジェクトを管理するクラウド型のワークマネジメントツールです。タスクを階層化し、ガントチャートやボードビューで可視化できるほか、タイムラインやカレンダー表示でスケジュール調整も容易に行えます。

さらに、コメント機能やファイル添付、ダッシュボード、レポート機能を備え、チームのコミュニケーションと進捗管理を一つのプラットフォームで完結させることができます。

会議運営にWrikeを活用する最大の理由は、議題ごとのタスク化と進捗管理、会議ノートの一元管理が同じ環境で行える点にあります。

Wrikeのタスクは「会議アジェンダ」「議事録作成」「アクションアイテム」など、任意のフォルダやプロジェクト内で自由に設計できます。各タスクには担当者、期限、優先度、進捗率を設定でき、一覧やガントチャート、ボードビューで一目瞭然に管理できます。

これにより、「どの議題をいつまでに誰が対応するのか」が明確になり、会議外での抜け漏れを防止します。

Wrikeにはタスク期限やコメントへの返信をトリガーにした自動通知機能があります。会議前には「アジェンダ確認タスク」を自動リマインドし、会議後にはアクションアイテムの期限が近づいたら担当者へ自動メールを送信。

これにより、フォローアップ工数を削減し、タスク実行率を飛躍的に向上させることが可能です。

Wrikeのレポートビルダーを使えば、会議後のアクションアイテムの完了率や工数、遅延タスク数などをグラフ化できます。定例レビュー会議でこれらのデータを共有することで、会議運営の課題を数値で把握し、継続的な改善に役立てることができます。

まずはWrike上で「会議プロジェクト」を作成し、その中に「アジェンダ」「議事録」「アクションアイテム」というフォルダを用意します。フォルダごとにタスクテンプレートを設定し、毎回の会議ごとにコピー＆リネームする運用を定着させると、設定工数を大幅に削減できます。

タスクテンプレートを活用し、アジェンダ作成用のタスクをのみ含むプロジェクトを完備します。テンプレートには「アジェンダ項目」「所要時間」「提案者」をあらかじめチェックリスト形式で埋め込んでおき、関係者が各自で必要事項を入力できるようにします。

Wrikeのボードビューを使えば、アジェンダを「未議論」「進行中」「完了」というステータスで管理できます。会議中にドラッグ＆ドロップでステータスを切り替えるだけで、議論の進行度合いをリアルタイムに可視化でき、時間配分を調整しながら会議を円滑に進められます。

Wrike Docsを併用すると、議事録やプレゼン資料をリアルタイムで共同編集できます。Docs内にリンクされたタスクと連携させることで、該当のアクションアイテムをその場で作成し、議事録に反映することが可能です。

各タスクやDocsにはコメント機能が付いており、会議参加者は発言に応じてその場でコメントを残せます。コメント内で@メンションすると担当者へ自動通知が飛ぶため、意思決定の議論ログをタスクに紐付けながら管理できます。

Wrikeのダッシュボードでは、会議後に生成されたアクションアイテムの進捗状況をウィジェット表示できます。担当者別、ステータス別、期限順などのフィルタリングをかけて、未完了タスクを一覧表示し、定期的にレビューするサイクルを確立しましょう。

完了率や平均遅延日数をレポート機能で月次・週次レポートとして自動作成し、メールやSlack連携で会議メンバーに共有します。データに基づく振り返りを行うことで、会議の質と生産性を継続的に改善できます。

WrikeはSlack、Microsoft Teams、Google カレンダー、Outlookなどと豊富に連携可能です。会議予定をGoogle カレンダーからWrikeタスクへ自動同期し、Slack上で会議開始前リマインダーを受け取るなど、二重管理をなくして効率的に会議準備を進められます。

会議でWrikeを導入することで、準備段階のアジェンダ共有から会議中の議題進行管理、会議後のフォローアップと振り返りまでを一貫して自動化・可視化できます。

タスク可視化、コメントでのリアルタイム議事録、レポート機能による定量的振り返りを組み合わせることで、会議の時間を戦略的意思決定の場へと進化させてください。