リモートワークやハイブリッド勤務が常態化するなか、オンライン会議プラットフォームの選択が成果を左右します。中でも「Hopin」は、大規模ウェビナーや小規模ブレイクアウトまで自在に組み合わせられる柔軟性と機能性を兼ね備え、世界中の企業やコミュニティに支持されています。
本記事では、Hopinを使ったオンライン会議の全工程—事前準備から開催、本番運営、フォローアップまでをまとめました。
Hopinとは？基本機能と強み
Hopinはブラウザベースで動作し、参加者はURLをクリックするだけでログインが可能。メインステージ、ブレイクアウトセッション、ネットワーキング、Expoブースなど用途に応じた「ステージ」を自由に配置できるモジュラー構造が最大の特徴です。
安定したビデオ・音声品質を保証するほか、豊富なインタラクティブ機能と高度な分析ダッシュボードを備え、単なるWeb会議の枠を超えたオンラインイベント体験を提供します。
事前準備：Hopinイベントを立ち上げる
アカウント作成と組織設定
まずはHopinにサインアップし、組織名や管理者アカウントを設定します。SSOや多要素認証を有効にすると、社内ユーザー管理が容易になりセキュリティが強化されます。
管理コンソールでは、ブランドロゴやテーマカラーを登録し、イベント全体のデザインを統一しておくと、参加者に与える印象がプロフェッショナルになります。
イベントテンプレートとチケット設定
Hopinでは一度作成したイベントをテンプレート化でき、次回以降は設定工数を大幅に削減可能です。チケット種類も無料から有料、VIPパスまで柔軟に設定でき、参加者ごとにアクセスできるステージやセッションを細かく制御できます。
申込みフォームにカスタム質問を設けることで、参加者属性の収集やアンケート回答を事前に取得することも可能です。
会議構成：Hopinのステージ設計
メインステージ：基調講演や全体発表に最適
メインステージは大規模発表やパネルディスカッションに最適なエリアです。スピーカーの画面映像とプレゼン資料を同時に表示できるほか、チャットやQ&A機能でリアルタイムの質疑応答を組み込めます。
スピーカーコントロールを使って発言者を切り替えたり、事前収録動画を流したりすることで、スムーズな進行を実現します。
セッション＆ブレイクアウト：少人数討議を促進
セッションルームは複数同時に立ち上げられ、参加者は興味に応じて自由に移動可能です。ブレイクアウト機能を使えば、主催者側でメンバーをグループ分けし、小規模ワークショップやチームミーティングを実施できます。
ホワイトボードや画面共有を連携させ、グループごとの成果をメインステージで共有する運用も効果的です。
ネットワーキング：1対1のリアルタイム接続
Hopin独自のネットワーキング機能では、参加者同士がランダムマッチングされ、短時間のビデオ通話を行えます。名刺交換やアイスブレイクにも最適で、リモート環境下でも偶発的な出会いを再現します。主催者側でマッチング条件を制御することで、部署や興味関心に応じたマッチングも可能です。
参加者エンゲージメントを高めるインタラクティブ機能
Livestreamチャット、Q&A、投票機能をバランスよく組み合わせることで、受動的視聴ではなく能動的参加を促します。投票結果は即座にグラフ表示され、ディスカッションの方向性をリアルタイムで調整できるほか、Q&Aを通じて優先的に回答すべき質問を選定することで、参加者満足度を向上させます。
イベント中の運営ポイント
タイムキーピングとレイアウト切り替え
Hopinでは複数のステージレイアウトを事前に用意し、タイムキーピングに合わせて即座に切り替えが可能です。例えば、基調講演のあとにQAモードに切り替えたり、ブレイクアウトに移行するタイマーを画面に表示したりして、参加者に直感的にスケジュールを伝えられます。
サポートスタッフの配置と役割分担
大規模会議では、ホスト役、モデレーター役、テクニカルサポート役を明確に分担すると円滑な運営が可能です。事前にSlackチャンネルを立ち上げ、サポートチーム同士がリアルタイムで連携できる体制を構築しましょう。
参加者の接続トラブルや音声不具合には即座に個別ルームで対応し、本番ステージへの影響を最小限に抑えます。
会議後のフォローアップと分析
自動レコーディングとアーカイブ管理
Hopinは全ステージの録画を自動で行い、クラウド上に保存します。録画URLを参加者に配信し、オンデマンド視聴を可能にすることで、欠席者のキャッチアップや複数回の視聴にも対応します。コンテンツはタグやカテゴリで整理し、ナレッジベースとして社内外に展開できます。
ダッシュボードで効果測定
参加者数、平均滞在時間、インタラクション量（チャット数、投票数など）をHopinの分析ダッシュボードで可視化。CSVエクスポート機能を使えば、詳細データを営業やマーケティングシステムに取り込み、ROI分析や次回改善施策に活かせます。
自動化ワークフローと外部連携
Zapier連携を通じて、参加者情報をHubSpotやSalesforceに自動登録したり、メールマーケティングツールにリストを同期したりできます。また、イベント申込後のリマインドメールやサンキューメールを自動送信するワークフローを組むことで、運営工数を大幅に削減できます。
トラブルシューティング：よくある課題と対策
ネットワーク負荷が高い地域では、ビデオ品質を「標準画質」に切り替えるか、音声のみモードを推奨します。特定ブラウザで画面共有ができない場合は、Chromeを最新バージョンにアップデートし、拡張機能の権限設定を確認してください。
参加者の音声が聞こえない際は、マイク設定やミュート状態の確認をアナウンスし、個別サポートルームで対応しましょう。
まとめ：Hopinで会議を成果に変える
Hopinの導入により、会議のステージ設計からインタラクティブ機能の活用、録画・分析までを一貫して管理できます。事前準備の自動化、当日のスムーズな進行、会議後の効果検証を通じて、オンライン／ハイブリッド会議の価値を最大化しましょう。
本ガイドを参考に、Hopinの豊富な機能をフル活用し、次世代の会議体験を実現してください。
