会社やサークルの懇親会を成功させるには、幹事の準備が鍵を握ります。大勢の参加者を前に慌てずスムーズに進行するためには、必要な持ち物を漏れなく揃え、当日の流れをしっかり把握しておくことが大切です。
この記事では、会場手配から受付、演出、小道具まで、事前準備から当日運営までに必要な持ち物とその管理方法を詳しく解説します。
1. 準備段階：会場決定と必須アイテムのリストアップ
懇親会の成功にはまず会場選び。席配置や動線を考慮した会場レイアウトをイメージし、必要な備品を洗い出します。会場が決まったら、以下のような必須アイテムをリストに追加しましょう。
1-1. 会場予約確認書と契約書
会場利用の契約書は、飲食プランや時間延長の可否、キャンセルポリシーなど重要事項が記載されています。プリントアウトした予約確認書を持参し、万が一のトラブルに備えましょう。
1-2. 受付用品（名札・受付台・ペン・クリップ）
受付台には名簿、名札、ホルダー、インクペン、クリップを用意。参加者が到着したらスムーズに名札を配布し、出欠確認を行える体制を整えます。
1-3. タイムテーブルとマイク・スピーカー
進行を管理するためのタイムテーブル印刷物、マイクやスピーカーの音響機材は幹事が必ずチェック。電池や接続ケーブル、予備マイクも忘れずに用意しましょう。
2. 演出・プログラム用アイテム
懇親会を盛り上げる余興やスピーチの演出には、小道具や演出グッズが欠かせません。以下のアイテムは、懇親会の雰囲気を一気に華やかにします。
2-1. プロジェクター＆スクリーン、ケーブル類
スライドショーや動画を上映する場合は、プロジェクターとスクリーン、HDMI・VGAケーブルなど必要な接続ケーブルを事前に動作確認しましょう。
2-2. フォトブース用ガーランド＆フォトプロップス
参加者が写真撮影を楽しめるフォトブースには、ガーランドやフォトプロップス（吹き出しボード、サングラスなど）を用意。懇親会の思い出を残す演出になります。
2-3. 景品・抽選グッズ、抽選箱
ビンゴや抽選会を企画する場合は、景品や抽選ボール、抽選箱、ビンゴカードを忘れずに用意。進行役は抽選方法と進行台本も事前に確認しておきましょう。
3. 飲食関連の持ち物
飲食が伴う懇親会では、主催側で準備するものと会場提供のものを明確に区別します。ドリンクカップやテーブルマットなど、参加者が自席でスムーズに飲食できる環境を整えましょう。
3-1. ドリンクコーナー用品（紙コップ・ストロー・トング）
セルフサービス方式の場合は、紙コップ、ストロー、ドリンクサーバー用トング、テーブルクロスを用意。ビールサーバーやソフトドリンクサーバー周辺は特に清潔に保つ工夫が必要です。
3-2. おしぼり・ナプキン・ウェットティッシュ
懇親会は飲食の汚れが付きもの。テーブルごとにおしぼりや紙ナプキン、ウェットティッシュを配置し、参加者が気軽に手を拭けるよう配慮します。
3-3. 食器・カトラリー・プレート
会場がビュッフェ形式でない場合でも、追加で必要な使い捨てプレートやプラスチック製カトラリーを持参すると安心。割れ物リスクを避けられる使い捨てタイプがおすすめです。
4. 受付・進行管理用小物
懇親会中は進行役が状況を把握しやすいよう、小物を上手に活用します。チェックリストや進行表を常に携帯し、細かな確認を怠らないことが幹事の腕の見せ所です。
4-1. 進行表＆チェックリストの印刷物
開始から終了までのタイムテーブル、スピーチや余興の順番、担当者名を記載した進行表は、受付や控室で即座に確認できるようクリアファイルにまとめて携帯します。
4-2. 名刺回収用ボックス＆回収袋
ビジネス交流型の懇親会では名刺交換が盛んに行われます。名刺回収用の箱や封筒を用意し、参加者が交換した名刺を一時保管できるスペースを確保しましょう。
4-3. 緊急連絡先リスト＆救急セット
万が一の怪我や体調不良に備え、常備薬、絆創膏、体温計などを揃えた簡易救急セットを準備。また、会場スタッフや緊急連絡先を記載したリストも携帯しておくと安心です。
5. サプライズ演出用アイテム
懇親会のハイライトとしてサプライズ演出を行うなら、花束やメッセージボード、ケーキなどを事前手配しましょう。タイミングを逃さないよう、演出用アイテムは進行表と連動して管理します。
5-1. 花束・プレゼント用ラッピング用品
花束やプレゼントを渡す場合は、ラッピングペーパー、リボン、ギフトバッグを持参。サプライズ感を演出するために、隠し場所や運び方も事前にシミュレーションしておきます。
5-2. バースデーケーキ・デザートプレート
送別やお祝いのケーキは、会場冷蔵庫での保管可否やサーブ方法を確認。ナイフやフォーク、ケーキ用プレートも合わせて持参し、演出時の手順を幹事間で共有します。
6. 持ち物管理と当日の最終確認
すべての持ち物を揃えたら、開催前日に必ず最終チェックを行います。リストと現物を照合し、抜け漏れがないかを確認したら、当日のタイムスケジュールに沿って控室に配置しましょう。
6-1. 持ち物チェックリストの活用方法
事前にエクセルやGoogleスプレッドシートでチェックリストを作成し、幹事チームで共有します。当日、各アイテムのチェック欄に✔を入れながら準備を進めると漏れを防げます。
6-2. 持ち物の搬入と配置計画
会場には開始2時間前に搬入を完了し、受付台や演出コーナー、ドリンクステーションなど各配置場所にアイテムを設置。会場スタッフとも配置図を共有し、搬入動線をスムーズにしましょう。
まとめ：万全の持ち物準備で懇親会を成功に導く
「懇親会幹事の持ち物チェックリスト」をテーマに、事前準備から当日の運営、小道具や演出アイテムまで必要な持ち物と管理方法を網羅しました。しっかりとした準備とチェック体制を築くことで、幹事は安心して進行に専念できます。
ぜひ本記事を参考に、参加者全員が楽しめる思い出深い懇親会を開催してください。
