学校運営に不可欠なPTA総会は、保護者や教職員が一堂に会し、年度方針や活動計画、予算・決算報告などを協議・承認する重要な機会です。総会開催にあたっては、案内状（招集通知）を適切に作成し、期日までに保護者へ配布する必要があります。
本記事では、総会案内状の構成や記載事項、作成時のマナー、配布・回収の方法、さらにはすぐに使える文例を詳しく解説します。PTA幹事や役員の方々は、ぜひご覧いただき、スムーズな総会運営にお役立てください。
PTA総会案内状作成の基本構成と記載項目：欠かせない要素を整理する
PTA総会案内状は書式に決まりがあるわけではありませんが、最低限含めるべき要素が定められています。保護者が必要な情報を瞬時に把握できるよう、「いつ」「どこで」「何を」「どのように」行うかを明確に示すことが肝要です。以下では、案内状に盛り込むべき代表的な項目を説明します。
1. 文頭の挨拶と趣旨説明
まず、冒頭には簡潔な挨拶文と総会開催の趣旨を記載します。保護者に対して日頃の協力への感謝を示すことで好印象を与えられます。たとえば、「新年度にあたり、日頃よりPTA活動にご理解ご協力を賜り厚く御礼申し上げます。
本年度の活動方針・予算計画の承認をいただくため、下記の通りPTA総会を開催いたしますのでご出席くださいますようお願い申し上げます。」といった文章が一般的です。
2. 開催日時・場所の明示
案内状の中で最も重要な要素が開催日時と会場です。日時は「西暦年／月／日（曜日） 午後○時より」と具体的に記載し、会場は校内であれば「○○小学校 多目的室」、外部施設を利用する場合は住所と最寄り駅・バス停も明示しましょう。
会場名と所在地を示すことで、保護者が事前に地図アプリで確認でき、当日の遅刻や欠席を減らすことが可能です。
3. 議題と受付時間
総会では審議すべき議題が必ずあり、案内状には「第1号議案 令和○年度事業報告および承認、第2号議案 令和○年度収支決算報告および承認、第3号議案 令和○年度事業計画（案）および予算（案）ほか」と具体的に記載します。
議題が多い場合は箇条書きにすると読みやすいですが、必要最低限の情報を文章内に組み込むのも有効です。また、受付開始時間を示し、「受付開始は午後○時より承ります。時間厳守にてお越しください」と案内することで、運営がスムーズになります。
4. 出席確認・委任状提出について
PTA総会は多数決で議案を決定するため、一定数の出席者（定足数）が必要です。欠席者には委任状を提出してもらう場合があるため、「出欠確認は〇月〇日までに添付の出欠票にご記入のうえ、担任を通じてご提出ください。
ご欠席の場合は委任状をご提出いただけますと幸いです」という文言を加えましょう。具体的な提出方法と期限を明示することで、期日までに必要書類が揃います。
5. 服装・持ち物や駐車場利用の注意点
総会会場によっては校舎内での開催や体育館利用などが想定されるため、「服装は動きやすいもので結構です」と一言添えることが親切です。
また、校庭の駐車スペースに限りがある場合は「駐車場は台数限定のため、ご来場の際は公共交通機関をご利用いただくか、乗り合わせにご協力ください」と注意喚起しましょう。保護者が車で通学路を阻害しないよう配慮することは、学校や地域との良好な関係維持にもつながります。
6. 締めの挨拶と連絡先
案内状の最後には再度感謝の意を述べ、「当日は多くの皆様のご参加をお待ちしております」と締めくくります。また、質問や急な連絡が発生した場合に備え、PTA会長や幹事の連絡先（メールアドレスや電話番号）を記載しておくと安心です。
「ご不明な点がございましたら、下記までご連絡ください」と一言添えることで、保護者も問い合わせしやすくなります。
PTA総会案内状作成時のポイント：読みやすさと印象を左右するコツ
上述した必須項目を押さえるだけでなく、より効果的な案内状にするためのポイントを紹介します。全体のデザインや文章表現を工夫し、保護者が手に取ってすぐに必要な情報を把握できる構成を目指しましょう。
◆見出しと本文のメリハリをつける
案内状を作成する際、見出しには〈h3〉タグを使用し、本文は〈p〉タグで統一することで、見出しごとの内容が視覚的に区切られます。
開催日時や議題は太字やフォントサイズを少し大きくするだけで目立たせられます。重要な日付や提出期限は赤色や下線を用いて強調することで、保護者の目線を誘導しましょう。
具体例：
日時：2025年5月20日（火）午後7時より
場所：○○小学校 図書室
◆簡潔な文体と敬語の使い分け
保護者に配布する文書はあくまでも公的な案内です。丁寧さを保ちつつも回りくどい表現は避け、読みやすさを優先しましょう。
たとえば、「ご多忙の中恐縮ですが、ご出席賜りますようお願い申し上げます」という文言は一般的ですが、さらに分かりやすく「お忙しいところ恐れ入りますが、ご出席いただけますと幸いです」と簡潔に言い換えると伝わりやすくなります。
◆配布方法と回収方法を明示する
案内状を配布しただけでは、保護者がいつ出欠票を提出すればよいか迷うことがあります。配布方法や回収方法も忘れずに案内しましょう。たとえば、「配布：4月中旬の授業参観日に配布します。回収：4月30日（月）までに担任を通じてご提出ください。
提出がない場合は出席とみなしますのでご注意ください」といった具体的な日程・方法を明示することで回収漏れを防げます。
すぐに使える文例集：PTA総会案内状の招集文例3選
ここからは実際にそのまま使える「PTA総会案内状」の招集文例を3パターン紹介します。学校の規模や年度によって適宜アレンジしながらご活用ください。
文例1：ベーシックスタイル（標準的なフォーマット）
拝啓 新緑の候、保護者の皆様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。平素よりPTA活動にご理解ご協力を賜り、心より御礼申し上げます。さて、下記のとおり本年度第1回PTA総会を開催いたします。つきましては、ご多用中とは存じますが、万障お繰り合わせのうえご出席くださいますようお願い申し上げます。
記
日時：2025年5月20日（火） 午後7時～午後8時30分
場所：○○小学校 多目的室（校舎2階）（住所：○○市○○町1-2-3）
受付：午後6時45分～（図書室前受付にて名札をお受け取りください）
議題：第1号議案 令和4年度PTA活動報告および承認
第2号議案 令和4年度収支決算報告および承認
第3号議案 令和5年度PTA活動計画（案）および予算（案）ほか
出欠確認：同封の出欠票にて4月30日（火）までに担任へご提出ください。ご欠席の場合は委任状をご提出ください。
服装：校内会場のため、動きやすい服装でお越しください。
駐車場：校庭南側駐車場を利用できますが、台数に限りがありますので、できるだけ徒歩または公共交通機関をご利用ください。
当日は多数の保護者の皆様と情報交換できることを楽しみにしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
2025年4月10日
PTA会長 山田太郎
連絡先：ptachair@example.com TEL：090-1234-5678
文例2：コンパクトスタイル（簡潔に要点だけを伝える）
保護者各位
いつもPTA活動にご協力いただきありがとうございます。下記の通りPTA総会を開催しますので、ご参加くださいますようご案内申し上げます。
日時：2025年5月20日（火）午後7時開始
場所：○○小学校 図書室（2階）
受付：午後6時50分～午後7時（図書室入口）
議題：1 令和4年度事業および決算報告
2 令和5年度事業計画および予算案
3 役員改選（希望者は事務局まで）
出欠：出欠票を4月30日までに担任までご提出ください。欠席される方は委任状をご送付願います。
持ち物：筆記用具をご持参ください。
お問い合わせ：PTA事務局 電話：03-XXXX-YYYY
保護者の皆様とより良い学校環境づくりを目指してまいります。ご出席を心よりお待ち申し上げます。
文例3：親しみやすいカジュアルスタイル（子ども向けイベントを併催する場合）
親愛なるPTA会員の皆さまへ
春の訪れとともに、保護者の皆さまにおかれましてはお子さまの学業・クラブ活動等でご多忙の日々をお過ごしのことと存じます。さて、今年度のPTA総会を下記のとおり開催いたします。今回はお子さま向けに「ミニゲームコーナー」を同時開催しますので、ご家族そろってのご参加をお待ちしております！
日時：2025年5月20日（火）午後6時30分～午後8時30分
場所：○○小学校 体育館（校舎1階）
受付：午後6時15分～午後6時30分（体育館入口）
プログラム：
・午後6時30分～ 開会あいさつ・議事開始（保護者のみ）
・午後7時30分～ ミニゲームコーナー（お子さま向け）※バルーンアート・紙すき体験ほか
・午後8時 閉会あいさつ（全体）
議題：令和4年度活動報告・決算報告、令和5年度活動計画・予算（案）の承認、役員選出ほか
出欠連絡：出欠票を4月30日（金）までに担任へご提出ください。欠席の場合は所定の委任状をお出しください。
持ち物：上履き・筆記用具・お子さまのお飲み物をご持参ください。
駐車場：校庭および隣接駐車場を利用できますが、満車の場合は近隣コインパーキングをご利用ください。
お子さまの笑顔と保護者の皆さまとの交流を楽しみにしております。どうぞお気軽にご参加ください！
2025年4月10日
PTA会長 佐藤花子
連絡先：pta.kidsfun@example.com TEL：080-9876-5432
案内状配布と回収の手順：確実に全保護者へ届く仕組みづくり
招集文例を準備したあとは、迅速かつ確実に保護者に配布し、必要な回答を期限内に回収する仕組みを整えましょう。PTA総会案内状の配布には大きく分けて以下の方法があります。
◆通学ルートでの配布（手渡し・通学バッグに投函）
最も一般的な配布方法は、子どもたの通学ルートを通じて一斉配布する方法です。担任教師や学級委員の協力を得て、授業中または休み時間に配布します。この場合、通学バッグのポケットに案内状を差し込んでおくことで、保護者の手元に確実に届きます。
配布当日は放課後に「本日案内状を配布しました。ご確認ください」と担任から一言伝えてもらうと、配布漏れや紛失を減らせます。
◆学校便での郵送配布（遠隔地の保護者向け）
登下校が難しい児童の保護者や転居などで通常配布ができないケースがあります。そのような場合は学校便（学校指定の封筒や郵送費をPTAが負担）を利用し、郵送で案内状を届けます。
郵送前にはリストを再度確認し、漏れなく封入できるよう注意しましょう。封筒に「重要：PTA総会のご案内在中」と大きく明記し、開封漏れがないよう工夫します。
◆オンライン配布とデジタル回収
近年はデジタル技術を活用し、案内状PDFを保護者向けメールや学校のWebサイトにアップロードし、デジタル回収フォームで回答を得る方法も増えています。印刷コストや配布・回収の手間を削減できる反面、デジタルに不慣れな保護者への案内方法を併用する必要があります。
オンライン回収フォームはGoogleフォームなど無料サービスで簡単に作成でき、回答が自動集計されるため回収状況もひと目で把握可能です。
まとめ：PTA総会案内状で保護者の信頼を得る招集文例と運営ノウハウ
「案内状 PTA 総会 招集 文例」をテーマに、総会案内状作成に欠かせない基本構成、記載項目、作成時のポイント、配布・回収手順、さらには実際に使える文例を3パターン紹介しました。PTA総会は保護者と学校が共に子どもたちの環境を考える大切な場です。
案内状を通じて保護者が参加しやすい環境を整え、総会の意義（活動報告・計画承認・役員選出）を明確に伝えることが、運営の成功につながります。
本記事を参考にしていただき、保護者の信頼を得ながら円滑にPTA総会を招集できる案内状を作成し、より良い教育環境づくりに貢献しましょう。
