同窓会幹事のための進行表テンプレート＆作成方法などを徹底解説！

同窓会の幹事を任されたら、まず押さえたいのが「進行表」の作成です。進行表があると、当日の流れが可視化され、司会やスタッフ間の認識齟齬を防ぎ、スムーズな進行を実現できます。

本記事では、進行表の目的や基本構成、作成手順、使いやすいテンプレート例、当日の運用ポイントまでを詳しく解説します。

同窓会進行表の役割とメリット

進行表は、同窓会の「誰が」「いつ」「何をするか」を一覧化したスケジュール表です。司会が台本代わりに使うだけでなく、受付スタッフや会場スタッフ、余興担当など、複数の関係者が同じタイムラインを共有することで、一体感のある運営が可能になります。

進行表を用意するメリットは大きく３つあります。まず、時間管理が徹底できるため、ダラダラしがちな歓談時間や余興のスタート遅れを防ぎます。

次に、司会・スタッフ間の情報共有が円滑になり、急な変更にも柔軟に対応できます。最後に、事前に全体像をイメージできることで、幹事自身が余裕を持って当日を迎えられるようになります。

進行表には必要最低限、以下の項目を網羅しましょう。記載漏れがあると当日の混乱のもとになります。

これらを一覧化し、誰がどのタイミングで動くべきかが一目でわかるようにすると、初めて幹事を務める方でも安心です。

具体的な進行表作成の流れは、以下の４ステップで進めるとスムーズです。

まずは「開始～終了」までの大まかなプログラムを時系列に書き出します。開会挨拶、乾杯、お食事スタート、歓談タイム、余興、閉会挨拶、二次会案内までの枠組みを設定し、各パートに割り当てるおおよその所要時間を決定します。

各プログラムに必要な人員をアサインします。司会は滑舌の良い人、乾杯の音頭は幹事長、余興は事前に練習したメンバーなど、役割に応じて最適な人選を行い、進行表に担当者名を明記します。

進行表の各行に、音響タイミングやプロジェクター投影、BGMの曲名、乾杯用ドリンクの準備タイミングなどの詳細を補足します。これにより、現場スタッフも次に何をすべきかを迷わず行動できるようになります。

完成した進行表は、幹事や主要スタッフでリハーサルしてみましょう。時間配分や動線に問題がないかをチェックし、実際に声に出して読み合わせるとスムーズです。問題点があれば内容を修正し、最終版を関係者全員に共有します。

以下は同窓会幹事が使える進行表テンプレートです。必要に応じてカスタマイズしてください。

時刻	プログラム	担当	所要時間	備考
18:00	受付開始	受付チーム	30分	名札・会費回収
18:30	開会挨拶	幹事長	5分	会場前方に移動
18:35	乾杯	乾杯役	5分	BGM「乾杯の歌」
18:40	歓談・食事	全員	60分	BGM軽音楽
19:40	スピーチ① スピーチ②	卒業代表×2	各5分	マイク確認
19:50	余興タイム	余興班	20分	映像投影、マイク
20:10	閉会挨拶二次会案内	幹事長	10分	案内チラシ配布
20:20	終了・後片付け	スタッフ全員	20分	忘れ物確認