会場選びは宴会成功の要
宴会の成功を左右する最大の要素、それが「会場選び」です。料理や余興に力を入れても、アクセスが悪い、設備が足りない、スタッフ対応が悪いといったことがあれば、参加者の満足度は下がってしまいます。
そのため、下見は単なる視察ではなく、宴会全体の設計を確認し、トラブルを未然に防ぐための重要な作業です。本記事では、幹事経験者が実際に使う「宴会会場の下見チェックリスト」をもとに、確認すべきポイントを項目ごとに詳しく解説します。
なぜ宴会会場の下見が重要なのか？
1. 写真と実際の印象が違うことがある
Webサイトやパンフレットだけでは分からない空間の広さ・雰囲気・清潔感などを実際に体験することが大切です。
2. 実際の導線や設備の確認ができる
参加者の動線（入口〜受付〜会場〜トイレなど）や、プロジェクター・マイク・スクリーンの設置場所など、現地でしか分からないことも多くあります。
3. トラブル防止につながる
スタッフとの打ち合わせや会場の規約確認を事前に行うことで、当日のミスや誤解を未然に防ぐことができます。
宴会会場の下見チェックリスト【基本編】
■ アクセスと立地
- 最寄駅からの距離、道順はわかりやすいか？
- 駐車場の有無・台数・料金は？
- 雨天時でも移動しやすい導線か？
- 周辺に目印になる建物・コンビニ等はあるか？
■ 建物・外観・受付エリア
- 会場入り口の案内表示はわかりやすいか？
- 受付や待機スペースは確保できるか？
- 階段・エレベーター・エスカレーターの有無と動線確認
- バリアフリー対応か（車椅子・ベビーカー利用可か）
宴会会場の下見チェックリスト【室内環境編】
■ 会場の広さと席配置
- 想定人数が無理なく座れるか？
- 席の間隔は十分か？（密を避けられるか）
- ステージや余興スペースはあるか？
- 座敷・テーブル・立食などスタイルの確認
■ 音響・映像設備
- マイク・スピーカーの貸出可否、音量の確認
- プロジェクター・スクリーンの有無と設置位置
- 音楽再生用の機材（Bluetooth対応など）
- 電源コンセントの数と配置
■ 照明と空調
- 明るさや照明の調整可否（演出用の切り替えができるか）
- 空調の効き具合（冷暖房の調整）
- 窓・換気設備の有無（感染対策にも重要）
宴会会場の下見チェックリスト【料理・飲み物編】
■ コース内容と料金
- 提供されるメニュー（量・内容・アレルギー対応）
- 飲み放題プランの詳細（銘柄・ソフトドリンクの充実度）
- 料理の提供形式（ビュッフェ／配膳）
- アレルギーやベジタリアン対応の可否
■ 試食・見本の確認
- 下見時に試食可能か？
- 写真ではなく実物で盛り付けやボリューム確認
- 飲み物の提供スピードやスタッフの対応もチェック
宴会会場の下見チェックリスト【スタッフ対応編】
- 担当者が親切・丁寧に説明してくれるか？
- 宴会当日の担当者が下見時と同じか？
- 緊急時の対応（体調不良・機材トラブルなど）は？
- 変更・キャンセルの規約と対応の柔軟さ
宴会会場の下見チェックリスト【設備・備品編】
- トイレの場所と数、清潔感はどうか？
- クローク・荷物預かりはあるか？
- 喫煙スペースの有無と場所（分煙対応）
- Wi-Fiの有無・通信速度（プレゼンや動画上映時）
- 延長コード・ホワイトボード・文房具類の貸出可否
宴会会場の下見チェックリスト【安全・衛生・感染対策編】
- 入場時の検温・消毒対応の有無
- スタッフのマスク・衛生管理は徹底されているか？
- 換気設備や二酸化炭素濃度計の設置
- アクリル板や席間隔の工夫
下見時に持参すると便利なチェック用アイテム
| アイテム | 用途 |
|---|---|
| チェックリスト用紙 or タブレット | 項目確認・記録用 |
| メジャー | 会場サイズ・装飾レイアウトの測定に |
| スマホ or カメラ | 会場写真・動画撮影（要許可） |
| メモ帳・筆記具 | 担当者の説明や注意点の記録に |
| 会のタイムテーブル案 | 当日の流れに応じた確認が可能になる |
下見後にやるべき確認事項と調整
- 撮影した写真やメモをもとに、担当者と再確認
- 予算との照らし合わせ
- 演出や機材配置などの具体的なシミュレーション
- キャンセル規定や利用時間の最終確認
- 当日までのスケジュール・連絡先の共有
よくある失敗と注意点
失敗例1：設備に不備があったが気づかず予約
→下見時は**「実際に使う設備をその場で動かしてみる」ことが重要**
失敗例2：参加者にとってアクセスが不便だった
→地図だけでなく、徒歩・車・タクシー・バスなど多様な移動手段を想定する
失敗例3：飲み物が足りず延長料金発生
→飲み放題の内容や時間制限、延長料金の有無を必ず確認
宴会の目的別おすすめチェックポイント
| 目的 | 重点確認項目 |
|---|---|
| 歓送迎会 | 花束・記念品贈呈のスペース、写真映えする背景 |
| 忘年会 | 余興・ゲーム用スペース、景品展示台の有無 |
| 表彰・プレゼン系 | スクリーン・マイク・音響環境 |
| 合コン・交流系 | 半個室・照明の雰囲気・BGMの音量調整 |
まとめ：宴会会場の下見は「段取り力」を試される場
宴会の幹事にとって、下見は単なる確認ではなく、**“設計図を完成させる作業”**です。事前にしっかりと下見を行い、参加者が安心して楽しめる空間づくりを意識することで、当日の進行もスムーズになり、会の評価もぐっと上がります。
この記事で紹介したチェックリストを参考に、抜け漏れなく確認し、万全の準備で宴会を成功に導いてください。
